Deutschlands Payroll zwischen Pflicht, Panik und Perspektive

In vielen deutschen Rechenzentren arbeitet noch immer ein System, das mittlerweile aus der Zeit gefallen wirkt: SAP HCM. Jahrzehntelang war es das stabile Fundament der Lohnabrechnung – funktional verlässlich, technisch ausgereift und robust im Dauerbetrieb. Doch inzwischen gilt die Lösung als veraltet. Das Wartungsende ist angekündigt und 2027 rückt näher.

Damit steht die Frage im Raum, ob HR-Abteilungen den notwendigen Wechsel als Störung empfinden – oder als Möglichkeit, ihre Rolle neu auszurichten. Denn im Kern geht es um weit mehr als Technologie: nämlich um Vertrauen, Verantwortung und die Chance, die eigene Bedeutung in der Arbeitswelt von morgen neu zu definieren. Welche Möglichkeiten sich den HR-Abteilungen bietet, beleuchtet Marco Riecke, Zalaris, in einem Gastbeitrag für das IT-Onlinemagazin.

Die Uhr läuft: Deutschlands Payroll vor Wendepunkt

Die Payroll in SAP ERP HCM ECC 6.x ist für viele Organisationen essenziell. Gleichzeitig ist sie hochreguliert, technisch komplex und wenig fehlertolerant. Viele Jahre galt: Bloß nicht anfassen. Dieser Grundsatz kann nun zum Problem werden.

Bis spätestens 2027 stehen drei Szenarien zur Wahl:

1. Migration auf H4S4 – SAP HCM for S/4Hana (On-Premise) – Support bis 2040, aber keine echte Weiterentwicklung – erhalten des Status Quo.
2. Employee Central Payroll (Cloud) – dieselbe Engine, nun in der SAP-Cloud betrieben.
3. Outsourcing – Abrechnung an Spezialdienstleister übertragen und interne Kapazitäten entlasten.

H4S4: Verlängerte Laufzeit statt Weiterentwicklung

H4S4 bringt eine modernere Oberfläche und einen langen Wartungszeitraum mit. Für viele Organisationen bedeutet das vor allem eines: Zeit gewinnen. Am technischen Kern ändert sich jedoch wenig – die bestehende Engine bleibt erhalten.

SAP arbeitet zwar an einer neuen Payroll-Generation, diese befindet sich jedoch noch in einem sehr frühen Stadium. Aktuell wird die neue Payroll ausschließlich in Pilotprojekten in Großbritannien und den USA eingesetzt. Für Deutschland hat SAP klar kommuniziert, dass es derzeit – und ohne konkrete zeitliche Perspektive – keine neue SuccessFactors Payroll (ehemals NextGen Payroll) geben wird. Große und komplexe Payroll-Landschaften werden daher auch über 2027 hinaus auf Basis der bestehenden Payroll-Engine betrieben werden müssen.

Kurz gesagt: technisch stabil, strategisch eine Verlängerung des Status quo. Die entscheidenden Innovationspotenziale liegen an anderer Stelle – in Integration, Automatisierung und intelligenten HR-Datenmodellen.

Die sich noch in der Entwicklung befindende SuccessFactors Payroll (vormals auch als NextGen Payroll bezeichnet) wurde erst kürzlich von der SAP für Deutschland von der Roadmap genommen. Sie zielt aktuell vor Allem auf kleinere und weniger komplexe Kunden in UK und den USA ab und wird als Pilot in diesen Ländern implementiert und getestet.

Für Deutschland bleibt damit die ECP (Employee Central Payroll) das Mittel der Wahl, wenn es um Cloud Payroll geht.

Cloud-Einstieg mit ECP 

Mit SAP SuccessFactors Employee Central Payroll rückt die Abrechnung in ein modernes Betriebsmodell. Updates laufen automatisch, Hardware entfällt, Schnittstellen zu SuccessFactors sind zentraler Bestandteil. Der KI-gestützte Assistent SAP Joule erweitert zusätzlich die Möglichkeiten.

Der Wechsel bringt jedoch klare Konsequenzen:

• Individuelle Eigenentwicklungen lassen sich nicht fortführen und müssen ersetzt oder in den Standard überführt werden.
• Die Lizenzierung orientiert sich an aktiven, abrechnungsrelevanten Personen und beeinflusst die Gesamtkosten spürbar.
• Fehler in Daten oder Prozessen schlagen sofort durch – Payroll bleibt gnadenlos präzise.

Integration als kritischer Erfolgsfaktor

Ob On-Premise oder Cloud: Ohne funktionierende Integration wird jede Payroll riskant. SAP stellt zwar standardisierte Schnittstellen bereit, die den Umzug grundsätzlich planbar machen. Herausforderungen entstehen jedoch dort, wo HR-Core-Systeme wie Workday oder Oracle eingesetzt werden. Da diese keine deutsche Payroll enthalten, sind sie vollständig auf die SAP-HCM-Engine angewiesen.

Dazu kommt, dass die Payroll selten isoliert arbeitet. Sie steht in engem Austausch mit Zeitwirtschaft, Reisekosten, Add-ons und vielfältigen Spezialprozessen. Wer diesen Verbund unterschätzt, erhält möglicherweise moderne Oberflächen – aber keine zuverlässige Abrechnung.

Outsourcing: Entlastung durch spezialisierte Partner

Viele Unternehmen prüfen daher, ob der Betrieb der Payroll an externe Expertinnen und Experten übergeben werden kann. Ein spezialisierter Dienstleister übernimmt Betrieb, Compliance und Prozessverantwortung; intern entsteht Raum für Themen wie Employee Experience, Strategie und datenbasierte HR-Arbeit.

Auch hybride Modelle sind möglich – insbesondere in Konzernen mit heterogener Systemlandschaft. Kleinere Einheiten oder Länderorganisationen können entlastet werden, während der Kernprozess intern verbleibt.

Der Mensch als ausschlaggebender Faktor

Eine Payroll-Migration ist technisch anspruchsvoll – doch die eigentliche Belastungsprobe findet organisatorisch statt.

• Teams am Limit: Viele Payroll-Abteilungen arbeiten seit Jahren an der Kapazitätsgrenze. Transformation verlangt Zeit, die im Tagesgeschäft fehlt.
• Wissen in Köpfen: Vieles basiert auf implizitem Wissen, das über Jahrzehnte gewachsen ist. Dokumentation ist selten vollständig.
• Mangel an Nachwuchs: Junge Fachkräfte tendieren zu Cloud, KI und modernen HR-Suiten – nicht zu klassischen Abrechnungsprozessen.

Hinzu kommt, dass HR-IT in vielen Organisationen isoliert arbeitet. Ein Großteil der SAP-HCM-Systeme ist als HR-only Lösung implementiert – ohne starke Unterstützung der zentralen IT, die andere Prioritäten setzt.

Fazit: Handlungsdruck und Gestaltungsspielraum

Die anstehende Payroll-Migration ist weit mehr als der Austausch einer Software. Sie ist ein Gradmesser dafür, wie zukunftsfähig Prozesse, Strukturen und Zusammenarbeit sind.

Organisationen, die rechtzeitig starten, können Payroll als Basis für moderne, automatisierte und nutzerorientierte HR-Prozesse neu aufstellen. Wer abwartet und nicht zeitnah reagiert, riskiert 2027 nicht nur operative Schwierigkeiten – sondern kulturelle Brüche, die sich weit darüber hinaus auswirken können.