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Eine Studie zu „Purchase-to-Pay-Prozessen“ der Universität Würzburg zeigt vier Handlungsfelder zur Optimierung der Beschaffungsprozesse in Unternehmen auf. Demnach werden die bereits vorhandenen technischen Lösungen (Katalogsystem, Ausschreibungsplattform, Beschaffungsplattform) oft nur teilweise und nicht umfassend genug genutzt. Folgende Optimierungspotenziale lassen sich ableiten:
Anteil der Beschaffung über katalogbasierte Systeme erhöhen
Fast neun von zehn Konzernen verfügen über katalogbasierte Systeme für den Einkauf, bei knapp jedem dritten Großunternehmen schon seit mehr als zehn Jahren. Nur knapp die Hälfte nutzt gerade einmal fünfzig Prozent der katalogfähigen Bestelloptionen, 30 Prozent sogar weniger als ein Viertel – bei den kleineren Unternehmen ist der Anteil noch geringer.
Erstaunlich, denn die Prozesskosten ließen sich durch den Einsatz katalogbasierte Systeme um mehr als 20 Prozent senken und die Einstandspreise der beschafften Waren um fast sieben Prozent – so die Studie.
Unternehmen setzen katalogbasierte Systeme ein, um darüber Standardartikel möglichst einfach zu beschaffen. Hinterlegt man beispielsweise Workflows, wer welche Produkte beschaffen darf und gleicht sie mit Budgets der bestellenden Kostenstelle ab, sind die Einsparungspotenziale der Prozesskosten hoch, weil unter anderem die Genehmigungsprozesse bei der Bestellung und der Rechnungsfreigabe entfallen.
Lieferanten über Beschaffungsplattformen suchen – nicht über Google
61 Prozent der Unternehmen nutzen Google für die Suche nach potenziellen Lieferanten, obwohl die gefundenen Informationen oft nicht sehr aussagefähig sein dürften. Knapp 25 Prozent häufiger frei zugängliche Datenbanken oder besucht Messen.
Elektronische Marktplätze und auch Plattformen für Business-Netzwerke sind in der Wahrnehmung der Unternehmen bisher offenbar kaum angekommen, obwohl sie fundierte Beschaffungsinformationen enthalten dürften. Ferner wird die Lieferentensuche bei Konzernen umgedreht, so dass sich Lieferanten online bewerben dürfen und einen Bewertungs- und Auswahlprozess durchlaufen – und nicht aktiv gesucht werden.
Anteil der Ausschreibungen erhöhen
Bei rund 60 Prozent der Unternehmen wird weniger als ein Viertel ihres Beschaffungsvolumens über Ausschreibungsplattformen ausgeschrieben, obwohl die Systeme nutzbar wären – nur sieben Prozent der Unternehmen nutzen diese Procurement Variante für über 90 Prozent des Beschaffungsvolumens. Die Prozesskosten und auch die Einstandskosten ließen sich im Konzernumfeld damit jeweils um rund 8,5 Prozent senken.
Zusätzlich verbessert sich nach Angaben der Befragten die Transparenz und Compliance der Prozesse (über 90 Prozent) und die Fehlervermeidung sowie Prozessstabilität (über 80 Prozent Zustimmung).
Rechnungsstellung und Zahlung durchgängig digitalisieren
Obwohl viel über Digitalisierung gesprochen wird, erhalten die meisten Unternehmen ihre Lieferantenrechnungen auch im Jahr 2016 noch nicht in digitaler oder standardisierter Form. Das verhindert eine automatisierte Bearbeitung und Kosteneinsparungen.
Großunternehmen erhalten für Bestellungen von Kataloggütern nur zu knapp 43 Prozent und für Bestellungen aus dem ERP-Materialstamm nur zu etwa einem Drittel Rechnungen, die sich automatisiert bearbeiten lassen. Besser sieht es bei der Prüfung und Buchung der Rechnungen aus, denn hier nutzen offenbar fast drei von vier großen Unternehmen die Automatisierungspotenziale.
Gerade kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) winken hier schätzungsweise Prozesskosteneinsparungen von rund 13 Prozent für ERP-Güter und 16 Prozent für Katalogmaterial – bedingt durch weniger Fehlbuchungen, erhöhte Compliance und schnellere Prozesse.
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