IT-Onlinemagazin
Die SAP Business Technology Platform (SAP BTP) hat sich längst als unverzichtbarer Baustein digitaler Transformationsprojekte etabliert. Doch während die technischen Möglichkeiten der Plattform begeistern, bringt die erste Jahresabrechnung aus Sicht von Wolfgang Stratenwerth (SAMtoa GmbH) nicht selten Überraschungen mit sich. Warum die komplexen Lizenzmodelle der BTP zu einem Kostentreiber werden können und wie sich mit der richtigen Strategie teils erhebliche Einsparungen erzielen lassen, beschreibt er in einem Gastbeitrag für das IT-Onlinemagazin.
Wann BTP-Lizenzen zu teuer werden
Wer schon einmal versucht hat, die BTP-Lizenzierung zu durchschauen, kennt das: Die Plattform kombiniert verschiedenste Abrechnungsmodelle miteinander. Hier ein Abo-Modell, dort eine verbrauchsbasierte Abrechnung – und obendrauf noch Enterprise Agreements mit eigenen Spielregeln. Ein durchschnittliches Unternehmen nutzt zwischen 15 und 25 verschiedene BTP-Services. Integration Suite hier, Analytics Cloud dort, die S/4HANA Cloud als Herzstück – jeder Service tickt anders, wird anders abgerechnet und skaliert nach eigenen Gesetzmäßigkeiten.
Ein in diesem Zusammenhang oft übersehenes Werkzeug ist die SAP Business Data Cloud. Als zentrales Datenmanagement-Tool ist sie für viele BTP-Funktionen unverzichtbar, benötigt aber eigene Lizenzen. Die Verknüpfungen zwischen BDC und BTP-Komponenten schafft zusätzliche Abhängigkeiten, die bei der Kostenplanung nicht bedacht werden. So können in diesem komplexen Geflecht aus Preismodellen, Abhängigkeiten und Agreements leicht Mehrkosten entstehen, die vermeidbar sind.
Wichtige Abwägungen im Vorfeld
Verhandeln will gelernt sein: Enterprise Agreements sind nicht nur für Großkonzerne interessant. Wer seinen BTP-Verbrauch einigermaßen planen kann, kann mit mehrjährigen Verträgen gegenüber der Pay-as-you-go-Variante erhebliche Einsparungen erzielen. Zudem schützen Flexibilisierungsklauseln vor unvorhergesehenen Geschäftsentwicklungen. Eine sinnvolle Maßnahme ist auch das Co-Terming: Wenn BTP-Verträge zeitgleich mit anderen SAP-Lizenzen abgeschlossen oder verlängert werden, verbessert sich die Verhandlungsposition.
Abhängigkeiten frühzeitig abwägen: Zudem sollte SAP BTP nie isoliert betrachtet werden, sondern als Teil einer umfassenden Digitalisierungsstrategie. Unternehmen, die ihre Cloud-Plattform strategisch nutzen, schaffen Innovationsvorsprünge, die weit über reine Kosteneinsparungen hinausgehen. Doch wer seine Cloud- bzw. BTP-Strategie mit Blick auf technologische Abhängigkeiten nicht genau durchdacht hat, gerät in eine schwache Verhandlungsposition. Bei Vertragsverlängerungen müssen dann unter Umständen ungünstige Konditionen akzeptiert werden, weil ein Ausstieg praktisch unmöglich geworden ist. Eine ausgewogene Multi-Cloud-Strategie und klare Vorausplanung erhalten die strategische Handlungsfreiheit.
Überflüssige BTP-Kosten im Betrieb identifizieren
Erst aufräumen, dann optimieren: Der erste Schritt zur Kosteneinsparung ist immer eine ehrliche Bestandsaufnahme. Welche Services laufen eigentlich? Wer nutzt sie? Hierzu hilft es, die Services in drei Kategorien einzuteilen:
- Geschäftskritische Services erfordern höchste Verfügbarkeit und Performance, rechtfertigen jedoch auch Premium-Preismodelle. Hier liegt der Fokus auf Effizienzsteigerung durch optimierte Konfiguration.
- Entwicklungsumgebungen bieten oft erhebliches Einsparpotenzial. Warum sollten Test-Systeme nachts und am Wochenende laufen, wenn niemand sie nutzt? Automatische Start-Stop-Mechanismen können dem entgegensteuern.
- Services, die niemand mehr braucht: In der Anfangsphase werden gerne verschiedenste BTP-Services ausprobiert, um ihre Tauglichkeit zu testen. Danach laufen die Test-Services jedoch nicht selten weiter und verursachen Monat für Monat Kosten – obwohl sie längst niemand mehr nutzt. Diese „Zombie-Services“ sind der Kostentreiber Nummer eins. Experimentelle Services sollten daher von vornherein mit einem Ablaufdatum versehen werden – so wird aus dem kurzen Test kein dauerhafter Kostenfaktor.
Zudem gilt es, Cloud Credits sicher einzusetzen. Viele Unternehmen behandeln ihre Cloud Credits wie ein Sparbuch – dabei können sie durchaus verfallen. Eine genaue Verbrauchsanalyse zeigt, wann welche Kapazitäten benötigt werden. So kann beispielsweise ein Einzelhändler seine Analytics-Power vor Weihnachten hochfahren und danach wieder drosseln. Eine automatisierte Skalierung reduziert sowohl operative Aufwände als auch die Kosten. Moderne BTP-Services unterstützen regelbasierte Auto-Scaling-Mechanismen, die sich typischerweise binnen sechs bis zwölf Monaten amortisieren.
Ein Muss: Verantwortlichkeiten und Transparenz
Erfolgreiches BTP-Management braucht klare Spielregeln. Der CTO verantwortet die technische Roadmap, der CFO behält die Kosten im Blick. Jeder neue Service sollte einen Genehmigungsprozess durchlaufen – ein einfacher Business Case mit Kostenschätzung und Nutzungsplan reicht völlig aus. Quartalsweise Reviews sind Pflicht. Wer seine BTP-Landschaft nur einmal im Jahr anschaut, kann von der Kostenentwicklung überrascht werden.
Ohne die passenden Monitoring-Tools läuft man nahezu blind durch die BTP-Welt. Ein gutes Dashboard zeigt in Echtzeit, was läuft, wie viel es kostet und wo Probleme lauern. Besonders wichtig: Die Kosten müssen sich einzelnen Services, Abteilungen oder Projekten zuordnen lassen. Predictive Analytics für Kostenprognosen unterstützen vorausschauende Budgetplanung. Basierend auf historischen Verbrauchsmustern können BTP-Kosten mit hoher Genauigkeit prognostiziert werden.
Lizenzführung kontinuierlich überwachen
SAP-Audits werden immer häufiger – und sie können teuer werden. Wer seine Lizenzführung nicht im Griff hat, riskiert erhebliche Nachzahlungen und Vertragsstrafen. Proaktive Compliance-Überwachung ist deutlich kostengünstiger als reaktive Problembehandlung. Vollständige Dokumentation aller BTP-Deployments ist dabei das A und O. Was läuft wo? Welche Lizenzen decken welche Nutzung ab? Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten kommen zusätzlich GDPR-Anforderungen ins Spiel.
Der Weg zur optimalen Kostenstrategie
Der schnellste Weg zu ersten Erfolgen führt über eine gründliche Bestandsaufnahme. Vier bis sechs Wochen reichen aus, um alle aktiven Services zu erfassen. Services, die in den letzten 90 Tagen nicht genutzt wurden, können meist bedenkenlos abgeschaltet werden.
Das Rightsizing überdimensionierter Instanzen ist der nächste logische Schritt. Wer seine Instanzen schrittweise verkleinert und dabei die Performance im Auge behält, reduziert Kosten ohne Risiko.
Standardisierte Genehmigungsverfahren und automatisierte Monitoring-Systeme schaffen die Basis für dauerhaft kosteneffiziente BTP-Nutzung. Bei der nächsten Vertragsverlängerung sollten alle Optionen auf den Tisch. Die Vorbereitung sollte mindestens ein Jahr vor Vertragsende beginnen.
Die SAP BTP ist ohne Zweifel ein mächtiges Werkzeug für die digitale Transformation. Doch nur, wer die Lizenzierung beherrscht, kann ihr volles Potenzial ausschöpfen und gleichzeitig sein Budget schonen. Spezialisierte Expertise kann dabei helfen, schneller ans Ziel zu kommen und teure Fehler zu vermeiden.
Autorenprofil:
Wolfgang Stratenwerth ist Mitgründer der SAMtoa GmbH und unterstützt Unternehmen bei der Optimierung ihrer SAP-Lizenzkosten. Nach 15 Jahren als SAP-Berater spezialisierte er sich auf das SAP-Lizenzmanagement und verhalf in vielen Projekten namhaften Unternehmen zu erheblichen Kosteneinsparungen, fairen Vertragskonditionen und proaktivem Risikomanagement.
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