Daueraufgabe SAP-Transformation: Prozesse machen den Unterschied

Die SAP-Transformation ist abgeschlossen, im operativen Geschäft hat sich dadurch jedoch kaum etwas verändert? Wenn Unternehmen zu dieser Erkenntnis kommen, wurden mit großer Wahrscheinlichkeit die Geschäftsprozesse der Technik untergeordnet und nicht konsequent modernisiert. Die Folge: Abläufe bleiben komplex, Medienbrüche bestehen weiter und Durchlaufzeiten sind nach wie vor lang. Das zeigt, wie wichtig es ist, Transformation konsequent vom Geschäft her zu denken.

 

Transparenz vor Standardisierung

Mit SAP S/4HANA rücken Standardisierungsentscheidungen zwangsläufig in den Mittelpunkt. Ohne belastbare Transparenz über die tatsächlichen End-to-End-Prozesse können solche Entscheidungen jedoch nur aus dem Bauch heraus getroffen werden. Erst datenbasierte Prozessanalysen zeigen, wo Abläufe tatsächlich variieren, wo Ineffizienzen entstehen und an welchen Stellen Standardisierung echten Mehrwert bringt.

Genau hier setzen Prozesswerkzeuge an. „Unsere Erfahrung zeigt: Viele Unternehmen arbeiten mit Prozessen aus der Vergangenheit und verkennen die darin schlummernden Optimierungspotenziale“, sagt Florian Schwitzgebel, Director Product Marketing bei SAP Signavio. Ohne Prozesstransparenz könnten aber selbst moderne ERP-Systeme ihr volles Potenzial nicht entfalten. Echte Prozess-Exzellenz bleiben so eine Wunschvorstellung. Umso wichtiger ist es, im Rahmen der Transformation Ineffizienzen zu identifizieren und gezielt zu beheben.

 

Transformation endet nicht mit dem Go-live

Ein weiterer weit verbreiteter Irrtum scheint darin zu bestehen, die Transformation mit dem Produktivstart als abgeschlossen zu betrachten. Tatsächlich beginnt die eigentliche Arbeit jedoch oft erst danach. Prozesse müssen weiterentwickelt, KPIs überprüft und neue regulatorische oder geschäftliche Anforderungen integriert werden. Transformation wird damit zum Dauerzustand. „Unternehmen investieren viel in das Setup und das Anpassen ihrer Systemlandschaft an die eigenen Anforderungen“, sagt Christian Reiter, Leiter Business Transformation bei msg Systems. Da sich diese laufend wandeln, sei es unverzichtbar, die Systemlandschaft kontinuierlich zu überprüfen.

Wie wichtig das ist, weiß Sascha Bastian, Leitung IT-Service beim Elektrizitätswerk des Kantons Schaffhausen (EKS) aus eigener Erfahrung: „Wer eine Clean-Core-Strategie nachhaltig umsetzen will, muss sich über die Nutzung des SAP-Systems genau im Klaren sein“, sagt er. Um den Anforderungen einer grenzüberschreitenden Energieversorgung gerecht zu werden, betreibt EKS eine integrierte SAP-Architektur mit SAP S/4HANA, SAP Business Technology Platform (BTP), SAP Analytics Cloud (SAC), SAP Datasphere und SAP Cloud ALM (CALM). Für den operativen Betrieb und die kontinuierliche Weiterentwicklung der SAP-Systemlandschaft nutzt EKS KI-gestützte Analysefunktionen und generiert damit aus Transkationen, Programmen, Fiori-Apps, Belegen oder Customizingeinstellungen wertvolle Hinweise zur tatsächlichen Nutzung des Systems.

 

Frühzeitige Prozessberatung oft erfolgsentscheidend

Auch für Motherson DRSC Deutschland ist Prozesstransparenz ein wichtiger Erfolgsfaktor. Der Automotive-Zulieferer führte SAP S/4HANA erstmals als unternehmensweites ERP-System ein, musste zugleich jedoch von Beginn an komplexe OEM-Anforderungen wie JIS- und JIT-Prozesse berücksichtigen. „Wer neu mit SAP startet, steht immer vor der Herausforderung, bestehende Prozesse im System abzubilden“, beschreibt Sebastian Hofmann, Director ITE (Enterprise Application and Business) bei Motherson DRSC Deutschland, die Ausgangslage des Projekts. Noch schwieriger werde es, wenn sich gar nicht abschätzen lasse, was SAP überhaupt nicht abbilden könne. Die frühzeitige Prozessberatung durch Implementierungspartner WSW Software erwies sich im Motherson-Projekt dementsprechend als zentraler Erfolgsfaktor.

 

Low Code zwischen Befähigung und Governance

Parallel dazu gewinnen Low-Code-Ansätze an Bedeutung. Sie versprechen schnellere Umsetzung und eine stärkere Einbindung der Fachbereiche. Richtig eingesetzt, können sie Innovationsstaus auflösen und die IT entlasten. In der Praxis zeigt sich jedoch: Ohne klare Leitplanken entstehen neue Silos und zusätzliche Komplexität.

Die Mann & Schröder Cosmetics Group meistert diesen Spagat mit einer Low-Code-Plattform sowie einer klaren Aufgabenteilung: „Vorher musste sich ein Entwickler mit Datenbanken, Java und vielem mehr auskennen – heute ist das Profil wesentlich entschlackt“, sagt Adrian Dexheimer, Leiter Shared Services in der Softwareentwicklung bei dem Konsumgüterhersteller. Für Simplifier-CIO Christopher Bouveret ist Low Code deshalb vor allem eine strategische Frage: „Denn neben der effizienteren Arbeitsweise eröffnen sich dadurch vor allem völlig neue Möglichkeiten voranzukommen: system- und technologieoffen, unabhängig, selbstbestimmt.“

 

Prozesse als Daueraufgabe verstehen

Fest steht: Transformation ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess. „Systeme und Prozesse sind wie Kleidung, die man regelmäßig in die Waschmaschine steckt – nur so bleibt alles dauerhaft sauber und frisch“, so Gambit-Experte Holger Wüsthoff. Der kombinierte Einsatz von SAP Signavio, LeanIX und WalkMe unterstütze Unternehmen dabei, Prozesse nicht nur zu dokumentieren, sondern fortlaufend zu messen, zu optimieren und im Alltag zu verankern.

Nachhaltiger SAP-Erfolg entsteht also nicht durch Migration allein. Wer Prozesse weiterhin der Technik unterordnet, muss ebenso mit ausbleibenden Effekten rechnen. Erst wenn Organisation, Prozesse und Systeme gemeinsam weiterentwickelt werden, kann SAP S/4HANA seinen vollen Nutzen entfalten. „Prozess-Transformation ist unbequem, weil sie bestehende Zuständigkeiten infrage stellt“, resümiert Maike Rose, Chefredakteurin IT-Onlinemagazin. „Genau deshalb entscheidet sie am Ende darüber, ob aus einer technischen Migration eine echte Transformation wird.“