Cloud ERP und KI als Katalysatoren für radikale Effizienz

Unternehmen stehen vor einem tiefgreifenden Umbruch: volatile Lieferketten, steigende Kosten, Fachkräftemangel und zunehmender Margendruck treffen auf immer höhere Erwartungen an Geschwindigkeit, Transparenz und Resilienz. Gleichzeitig ist klar: Die Ablösung eines bestehenden ERP-Systems gehört zu den komplexesten und risikoreichsten Managemententscheidungen, die Unternehmen treffen können. Sie betrifft nicht nur IT, sondern tiefgreifend Prozesse, Organisation, Führung und Wirtschaftlichkeit. Gerade deshalb braucht es neben Vision und Mut auch Nüchternheit, Priorisierung und ein realistisches Verständnis für Aufwand, Risiken und temporäre Produktivitätseinbußen.

Wie ein Cloud-basiertes ERP und Künstliche Intelligenz die Transformation unterstützen können und warum „radikale Effizienz“ künftig zum Zünglein an der Erfolgswaage werden wird, erläutert Michael Benirschka, Geschäftsleitung bei FIS Informationssysteme und Consulting, im Gespräch mit Maike Rose, Chefredakteurin des IT-Onlinemagazins.

 

Radikale Effizienz: Ausweg aus der Komplexitätsfalle

Maike Rose: Herr Benirschka, warum sprechen Sie von „radikaler Effizienz“ – und warum gerade jetzt?

Benirschka: Weil sich die Märkte heute schneller verändern als die meisten Unternehmen. Wir beobachten dabei drei dominante Entwicklungen: sinkende Margen bei gleichzeitig steigendem Kostendruck, einen strukturellen Fachkräftemangel in Europa und ein massives Wachstum an Komplexität – bei Produkten, Kanälen und Kundenanforderungen.

Viele Organisationen stecken dadurch in einer regelrechten Komplexitätsfalle. Sie müssen schneller, präziser und kundenorientierter agieren, haben dafür aber weder ausreichend Personal noch Zeit, geschweige denn saubere Daten. Genau hier entsteht der Druck, Effizienz nicht inkrementell, sondern radikal zu denken. Dazu gehört, End-to-End-Prozesse neu aufzusetzen und zu automatisieren, Daten konsequent zu nutzen und Entscheidungswege deutlich zu verkürzen. Ich bin überzeugt: Die Zukunft belohnt diejenigen, die diesen Schritt jetzt mutig gehen.

Radikale Effizienz bedeutet dabei nicht abstrakte Optimierung, sondern messbare Effekte: kürzere Durchlaufzeiten, geringere Prozesskosten, höhere Automatisierungsgrade und bessere Planungsqualität. Unternehmen, die diesen Weg gehen, müssen sich aber auch darüber im Klaren sein, dass Effizienzgewinne nicht über Nacht entstehen. In der Übergangsphase sind zusätzliche Aufwände, Doppelstrukturen und Lernkurven realistisch – und müssen bewusst eingeplant werden.

 

Maike Rose: Was sind aus Ihrer Sicht die wichtigsten Trends, die Entscheider 2025–2030 adressieren müssen?

Benirschka: Auch hier geben drei Themen den Takt vor. Erstens die bereits erwähnte radikale Effizienz: Kosten, Geschwindigkeit und Automatisierungsgrad müssen sich spürbar verbessern – und zwar nicht evolutionär, sondern schnellstmöglich und deutlich messbar. Zweitens gilt es das Kerngeschäft resilient aufzustellen. Lieferketten, Regulierung und geopolitische Unsicherheiten verlangen Systeme, die flexibel reagieren können, statt Prozesse zu blockieren. Und dann geht es natürlich um das Thema Daten. Bei Entscheidungen wird das Bauchgefühl durch fundierte und harmonisierte Echtzeitdaten abgelöst. Wer in Zukunft keine datengetriebenen Entscheidungen treffen kann, verliert Tempo und Präzision.

Cloud ERP und KI adressieren genau diese Punkte. Deshalb sind sie keine klassischen IT-Themen, sondern überlebenswichtig für die gesamte Organisation. Für Entscheider rückt dabei vor allem die wirtschaftliche Perspektive in den Vordergrund: Cloud ERP und KI müssen sich an klaren Business-Zielen messen lassen – etwa an EBIT-Wirkung, Cashflow-Stabilität, Skalierbarkeit und Time-to-Value. Gerade im Mittelstand ist es wichtig, Investitionen zu priorisieren und Transformation so zu gestalten, dass sie das operative Geschäft nicht gefährdet, sondern schrittweise stärkt.

 

Cloud ERP als Organisationsentwicklungsprogramm

Maike Rose: Welche konkreten Chancen ergeben sich aus Cloud ERP in diesem Kontext?

Benirschka: Cloud ERP wird oft missverstanden. Es geht dabei nicht um Software, die irgendwo betrieben wird, sondern um Standardisierung, Skalierbarkeit und Geschwindigkeit. Cloud ERP schafft einen stabilen Backbone, der Fit-to-Standard statt teurer Individualprozesse ermöglicht. Kernprozesse lassen sich automatisieren, Updates und Innovationen kommen kontinuierlich – ohne klassische Projektlogik. Gleichzeitig werden Sicherheit und Compliance gewährleistet, ohne dass Unternehmen dafür enorme interne Overheads aufbauen müssen. Vor allem in Märkten mit hohem Veränderungsdruck schafft Cloud ERP das Fundament, um überhaupt innovieren zu können. Im Kern ist Cloud ERP also ein Organisationsentwicklungsprogramm: Es zwingt zu Klarheit, Disziplin und Fokus auf das Wesentliche. Genau das schafft Freiräume – finanziell, organisatorisch und strategisch.

Fit-to-Standard ist dabei kein Selbstzweck. Erfolgreiche Unternehmen standardisieren dort konsequent, wo Prozesse keine Differenzierung schaffen – etwa in Finance, Beschaffung oder Stammdaten. Gleichzeitig behalten sie bewusst Gestaltungsfreiheit in den Bereichen, die ihr Geschäftsmodell und ihre Wettbewerbsposition ausmachen. Cloud ERP erfordert deshalb nicht weniger strategische Entscheidungen, sondern mehr Klarheit darüber, was wirklich unterscheidet – und was nicht.

 

Maike Rose: Und wie verstärkt KI diesen Effekt?

Benirschka: Cloud ERP ist das Fundament, KI der Beschleuniger. Sie wirkt auf mehreren Ebenen gleichzeitig: Sie automatisiert repetitive Tätigkeiten in Einkauf, Finance, Service, HR oder Logistik und entlastet damit Organisationen spürbar. Gleichzeitig verbessert sie die Entscheidungsqualität, indem sie Muster, Trends und Risiken früher erkennt als Menschen und so präzisere, datenbasierte Entscheidungen ermöglicht. Last, but not least eröffnet KI neue Geschäftsmodelle – von Predictive Services bis hin zu automatisiert generierten Angeboten. In der Kombination mit Cloud ERP entstehen dadurch schlanke, hochautomatisierte Prozesse, Echtzeittransparenz und neue Services bei sinkender Komplexität. Genau das meine ich mit radikaler Effizienz.

Gleichzeitig gilt: KI ist kein Selbstläufer. Ihr Nutzen steht und fällt mit der Qualität der Daten, klaren Verantwortlichkeiten und sauberer Governance. Unternehmen müssen entscheiden, welche Entscheidungen automatisiert, welche unterstützt und welche bewusst beim Menschen bleiben. Transparenz, Nachvollziehbarkeit und regulatorische Anforderungen spielen dabei eine zentrale Rolle – insbesondere in Finance, Logistik und regulierten Branchen.

 

Transformationsblockaden mutig überwinden

Maike Rose: Viele Unternehmen wissen, dass sie modernisieren müssen – aber sie kommen nicht ins Handeln. Warum?

Benirschka: Weil Mut immer dort am schwersten ist, wo Unsicherheit groß ist. Zudem stoßen Unternehmen in der Praxis immer wieder auf ähnliche Blockaden. Häufig dominiert die Sorge vor Kontrollverlust, weil Standardisierung fälschlicherweise mit dem Verlust von Flexibilität gleichgesetzt wird. Tatsächlich gewinnen Organisationen dadurch aber vor allem Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit. Hinzu kommt eine ausgeprägte Change-Müdigkeit, da viele Transformationen in der Vergangenheit eher bewältigt als aktiv gestaltet wurden. Verstärkt wird dies durch den Wunsch nach perfekter Planung.

Das Problem dabei: Transformation ist kein statisches Projekt, sondern ein lernendes System. Dementsprechend lassen sich derartige Vorhaben nicht einmal von A bis Z durchdefinieren und sauber abarbeiten. Erfolgreich sind jene Unternehmen, die den Mut haben, unvollständig zu starten, dabei aber konsequent bleiben und Führung, Kultur sowie Technologie zusammenspielen lassen. Mut bedeutet in diesem Kontext nicht Risiko, sondern Klarheit und Konsequenz. Hinzu kommt, dass Transformation Führungskapazität bindet. Schlüsselpersonen sind über Monate oder Jahre doppelt belastet – im Tagesgeschäft und im Wandel. Erfolgreiche Unternehmen planen diese Belastung aktiv ein, priorisieren klar und schaffen Schutzräume für Transformation, statt sie „nebenbei“ laufen zu lassen.

 

Maike Rose: Wie hilft die Kombination aus Cloud ERP und KI konkret im aktuellen Marktumfeld – speziell im Mittelstand?

Benirschka: Der Mittelstand muss den Spagat zwischen steigender interner Belastung und wachsenden externen Erwartungen meistern. Cloud ERP und KI wirken hier sehr konkret: Sie ermöglichen durchgängige Automatisierung mit weniger Fehlern, schaffen Transparenz über die gesamte Wertschöpfungskette, verbessern Planung durch KI statt Bauchgefühl, beschleunigen die Markteinführung neuer Produkte und stärken die Kundenbindung durch personalisierte Services. Und adressieren damit zentrale wirtschaftliche Ziele wie wiederkehrende Erlöse, Cloud-Quote, EBIT-Marge und skalierbare Kundenerlebnisse.

Dabei ist Mittelstand nicht gleich Mittelstand. Ausgangslage, Komplexität und Transformationsgeschwindigkeit unterscheiden sich erheblich zwischen Unternehmen mit 200 oder 2.000 Mitarbeitenden, zwischen Projektgeschäft, Handel oder Fertigung. Umso wichtiger ist es deshalb, Cloud ERP und KI nicht als Blaupause zu verstehen, sondern als Baukasten, der zur eigenen Reife und Strategie passen muss.

 

Cloud ERP- und KI-Einsatz pragmatisch angehen

Maike Rose: Wenn Unternehmen jetzt starten wollen – was wäre Ihr Rat?

Benirschka: Ganz pragmatisch: Zuerst einmal einen Strategic Readiness Check durchführen. Wo stehen wir, was bremst uns wirklich? Dann Datenklarheit schaffen – sie ist die Basis jeder KI. Darauf aufbauend eine realistische, aber ambitionierte Cloud-ERP-Roadmap entwickeln. Wichtig dabei: Quick Wins zu identifizieren, bei denen KI sofort Mehrwert liefert, und die konsequente Befähigung der Teams. Ohne Menschen funktioniert keine Transformation. Unternehmen sollten dort anfangen, wo Wert entsteht – und nicht dort, wo es technisch bequem ist. Und dann beherzt loslegen: iterativ, messbar, mit klaren Verantwortlichkeiten.

 

Maike Rose: Ihr abschließender Appell an Entscheiderinnen und Entscheider?

Benirschka: Die kommenden Jahre belohnen nicht die Perfekten, sondern die Mutigen. Cloud ERP und KI sind keine Technologieprojekte, sondern Hebel für Wettbewerbsfähigkeit, Innovationskraft und nachhaltiges Wachstum. Sie helfen, Komplexität zu kontrollieren, Geschwindigkeit zu erhöhen, Menschen zu entlasten und neue Wertschöpfung zu entwickeln. Mut bleibt dabei unverzichtbar – aber er braucht Richtung und Verantwortung. Cloud ERP und KI entfalten ihren Wert dort, wo sie strategisch eingebettet, wirtschaftlich gesteuert und kulturell getragen werden.

Wer jetzt handelt, sollte dies bewusst, priorisiert und mit klarem Blick auf Nutzen und Risiken tun. Dann wird Transformation nicht zum Selbstzweck, sondern zum echten Wettbewerbsvorteil. Wer jetzt handelt, gestaltet. Wer wartet, wird gestaltet. Die Zukunft belohnt die Mutigen!