Wintersteiger: Debitorischer SAP Workflow beschleunigt Klärung von Zahlungsdifferenzen

Redaktion IT-Onlinemagazin 2. November 2016

Ein elektronischer Workflow kann Klärungs- und Informationsprozesse automatisieren, die Buchhaltung entlasten und für abteilungsübergreifende Transparenz sorgen. So geschehen beim österreichischen Spezialmaschinenbauer Wintersteiger, der die Klärungsprozesse im Zahlungseingang nach eigenen Angaben um 40 Prozent beschleunigen konnte. Zum Einsatz kommt eine Workflow-Lösung für Zahlungsdifferenzen namens YAMBS.eBanking Dialog, die in SAP integriert ist.

Lesen Sie Hintergründe zu diesem Projekt in einem Gastbeitrag von Markus Uhl, der für den Anbieter der Workflow-Lösung Software4Professionals GmbH & Co. KG tätig ist.

Klärung von Rechnungskürzungen und Zahlungsdifferenzen

Bei der Wintersteiger AG waren zuletzt pro Monat rund 50 Rechnungskürzungen manuell zu klären. Pro Geschäftsfall dauerte das durchschnittlich 30 Minuten, bis zur vollständigen Klärung vergingen oftmals mehrere Tage. Da viele der Spezialmaschinen nach Produktionsfortschritt bezahlt werden, hatte die Buchhaltung zudem eine zeitkritische Schlüsselfunktion inne. Die Fertigung konnte erst nach Bestätigung des Zahlungseingangs beginnen.

Gleichzeitig wollten auch die Innendienstmitarbeiter über die Zahlungen informiert werden. „Über den Tag verteilt erhielten wir sehr viele telefonische Anfragen nach dem jeweiligen Zahlungsfortschritt. Das war ein erheblicher Störfaktor“, beschreibt Anita Huber, zuständig für das Debitorenmanagement bei Wintersteiger, die Problematik.

Bearbeitungsprozesse durch Workflow automatisiert

Um die Mitarbeiter in der Buchhaltung zu entlasten, entschied sich Wintersteiger für einen elektronischen Workflow. „Unsere Geschäftseinheiten bedienen verschiedene Branchen und unterscheiden sich daher sehr hinsichtlich ihres Kundenstamms. Diese Eigenheiten sollten in der Lösung individuell abbildbar sein. Zudem war es uns wichtig, eventuelle Änderungen im System selbst vornehmen zu können“, erläutert Gerhard Gadermair, Leitung Finanzen bei Wintersteiger.

Die Wahl fiel schließlich auf die Lösung YAMBS.eBanking Dialog, welche direkt in SAP arbeitet. „Wir haben bereits bei der elektronischen Kontoauszugsverarbeitung sehr gute Erfahrungen mit dem Anbieter Software4Professionals gemacht. Überzeugt hat uns zudem die Auszifferungsquote von 90 Prozent“, ergänzt Gadermair. Ein weiteres Argument war die hohe Flexibilität der Lösung: Nahezu jeder Geschäftsvorfall, der auf logischen Prozessen beruht, kann mit der Lösung abgebildet werden.

Individuelle Unternehmensprozesse abgebildet

In einem ersten Schritt definierten die zuständigen Mitarbeiter bei Wintersteiger die Anforderungen und Prozesse. „Die Herausforderung bestand für uns darin, unsere Wünsche und Eigenheiten abgebildet zu bekommen und im Vorfeld exakt zu definieren.“, so Gerhard Gadermaier. Zunächst standen die Klärungsprozesse bei Rechnungskürzungen und Skonto im Vordergrund. Im weiteren Verlauf kamen jedoch weitere Anwendungsfelder für den elektronischen Workflow hinzu.

Buchhaltung und Vertrieb entlastet

60 bis 70 Mitarbeiter aus allen Business Units nutzen mittlerweile die Klärungs- und Informationsworkflows. Sobald ein Kunde nach Ablauf der vereinbarten Skontofrist unberechtigt Skonto zieht oder die Rechnung kürzt, wird nun automatisch ein Klärungsworkflow in SAP angestoßen. Der zuständige Vertriebsmitarbeiter erhält einen Link zu einem Portal, in dem sich der gesamte Prozess zur Aufklärung der Zahlungsdifferenz einsehen lässt.

In die Produktionsplanung ist die Buchhaltung nun nicht mehr direkt eingebunden. Die Bestätigung des Zahlungseingangs wird automatisch an den Vertrieb weitergeleitet. „Durch den Workflow konnte in der Buchhaltung schätzungsweise 90 Prozent des bisherigen Arbeitsaufwands eingespart werden. Viele Einzelschritte fallen nun weg, der Ablauf ist strukturierter, da die Unterbrechungen der täglichen Routine deutlich weniger geworden sind“, berichtet Anita Huber.

Mehr Transparenz und schnellere Entscheidungen möglich

Eine entscheidende Verbesserung ist die Transparenz über sämtliche Abläufe. „Wir sehen nun jederzeit, wie viele Gutschriften erstellt wurden und erkennen dadurch unser Optimierungspotenzial besser“, erläutert Gerhard Gadermair. Auch hinsichtlich der Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität sind die Mitarbeiter sehr zufrieden. „Das System ist sehr anwenderfreundlich. Neue Geschäftsfälle können wir jederzeit selbst ohne IT-Unterstützung anpassen“, so Anita Huber. Die Resonanz aus dem Innendienst ist ebenfalls durchweg positiv. „Informationen, die zuvor im Vertrieb mühsam zusammengetragen werden mussten, sind nun auf Knopfdruck verfügbar. Entscheidungen, die zuvor mehrere Tage Vorlaufzeit benötigten, können nun innerhalb weniger Minuten getroffen werden. Die Prozessqualität hat sich dadurch wesentlich verbessert. Gleichzeitig konnten die Arbeitsabläufe um rund 40 Prozent beschleunigt werden“, resümiert Gerhard Gadermair.

Die Wintersteiger AG ist ein international tätiger Spezialmaschinenbauer mit Sitz in Ried im Innkreis in Oberösterreich und 900 Mitarbeiter an 20 Standorten. Die Unternehmensgruppe exportiert 90 Prozent ihrer Produkte im Bereich Skiservice, Feldversuchstechnik, Holzdünnschnitt, Holzoberflächenreparatur und Richttechnik in 130 Länder. 2015 betrug der Konzernumsatz 138,9 Millionen Euro.

Weiterführende Informationen:

Erklärvideo zur YAMBS Lösung: