Schnittstellenlösungen als Schlüssel für ein effizientes Reisekostenmanagement?

Weniger Homeoffice, mehr Präsenzveranstaltungen: Immer mehr Unternehmen kehren zu bewährten Mustern zurück. Persönliche Meetings, Kundenbesuche und Geschäftsreisen sind längst wieder an der Tagesordnung. Das stellt Unternehmen vor Herausforderungen, denn mit steigenden Reisezahlen wachsen auch die Reisekosten. Effizientes Reisekostenmanagement rückt damit stärker in den Fokus. Was das bedeutet und wie Schnittstellenlösungen helfen können, Einsparpotenziale zu identifizieren und Complianceanforderungen gerecht zu werden, haben wir mit Christoph Schuler (Foto), Chief Product Officer beim Schnittstellenspezialisten Theobald Software, diskutiert.

Herr Schuler, die Zahl der Geschäftsreisen ist im vergangenen Jahr erneut gestiegen – allein in Deutschland auf knapp 117 Millionen. Wie wirkt sich dies auf das Geschäftsreisemanagement aus?  

Christoph Schuler: Es gewinnt weiter an Bedeutung. Denn je mehr Geschäftsreisen ein Unternehmen finanzieren muss, desto stärker schlägt sich dieser Posten in der Gesamtbilanz nieder. Umso wichtiger ist es, Reisekosten und Spesen kontinuierlich im Blick zu behalten – zumal die durchschnittlichen Ausgaben für eine Geschäftsreise seit Ende der Corona-Pandemie hierzulande rasant angestiegen sind: Lagen sie 2020 noch bei rund 300 Euro, berappen Unternehmen im Schnitt heute für eine Geschäftsreise 409 Euro.

Angesichts der angespannten wirtschaftlichen Situation vieler Unternehmen besteht die Aufgabe der Travelmanager deshalb längst nicht mehr nur darin, Geschäftsreisen zu organisieren und abzurechnen. Sie sind auch gefordert, Einsparpotenziale in diesem Segment zu identifizieren. Und sie müssen sicherstellen, dass die Reisen der Angestellten den internen und externen Vorgaben entsprechen. Ein proaktives und strategisches Reisekostenmanagement wird dementsprechend zunehmend von der Kür zur Pflicht.

Wie können Unternehmen die Weichen dafür stellen?

Wie bei allen digitalen Prozessen steht und fällt auch der Erfolg eines effizienten Reisekostenmanagements mit der Datenqualität. Nur wenn alle relevanten Ausgaben systematisch erfasst und zentralisiert werden, lassen sie sich präzise analysieren. Mithilfe von Softwarelösungen wie SAP Concur, Rydoo oder TravelPerk lassen sich Belege unkompliziert erfassen, digitalisieren und zentralisieren. Das reduziert das Risiko von Eingabe- und Übertragungsfehlern und schafft das Fundament für ein aussagekräftiges Reporting.

SAP Concur gilt in Sachen Reisekosten vielerorts als Mittel der Wahl und konnte seine führende Position zuletzt weiter ausbauen. Eignet sich die Cloud-Software auch für das Reisekosten-Reporting?

Bedingt: SAP Concur enthält zwar integrierte Reporting-Tools, mit denen sich klare Kennzahlen und KPIs zur Analyse der Reisekosten definieren lassen. Allerdings bieten diese oft nicht die gewünschte Tiefe für umfassendere Auswertungen und erlauben auch keine Kombination der Reisekostenabrechnungen mit anderen Geschäftsdaten. Dabei können viele Einsparpotenziale erst dadurch identifiziert werden. Beispielsweise, wenn die Reisekosten für Besuche bei einem umsatzschwachen Kunden sehr hoch sind. Oder, wenn die Integration von HR-Daten zeigt, dass in einer bestimmten Abteilung die Reiserichtlinien nur unzureichend umgesetzt werden. Derartige Analysen lassen sich in vertrauten Reporting-Umgebungen wie Power BI oder Tableau passgenau erstellen. Das Problem: Die Übernahme der Reisekostendaten in die Reporting-Software gestaltet sich ebenfalls alles andere als einfach.

Was heißt das konkret?  

Die Datenextraktion und -übernahme ist weit mehr als ein reiner Transfer von A nach B. Beispielsweise basieren die Quell- und Zielsysteme in der Regel auf ganz unterschiedlichen Datenmodellen, -formaten und -strukturen. Um die Daten kompatibel zu machen, müssen sie also zunächst einmal aufwendig transformiert, bereinigt und validiert werden. Denn es kann durchaus sein, dass Begriffe in unterschiedlichen Systemen verschiedene Bedeutungen haben. Diese semantische Heterogenität kann in Rahmen der Datenübernahme zu Missverständnissen, Datenverlust und Inkonsistenzen führen, die Integration von Daten aus verschiedenen Quellen erschweren und die Analysequalität beeinträchtigen. Sicherheitsaspekte und Systemintegration bilden weitere Herausforderungen. Um Reisekostendaten effizient zu extrahieren und weiterzuverarbeiten, braucht es deshalb zusätzliche Tools oder Schnittstellen.

Welche Vorteile bietet eine Schnittstellenlösung dabei?  

Sie schlägt die Brücke zwischen der Reisekostenabrechnungssoftware Concur und der eingesetzten Reportinglösung. Sie erleichtert und flexibilisiert so die Extraktion und Integration der Daten. Gute Schnittstellenlösungen versetzen Nutzer außerdem in die Lage, die für unterschiedliche Analysen benötigte Daten selbst auszuwählen und zu filtern – und zwar ganz ohne tiefe IT-Kenntnisse. Um Travelmanager bei der Reisekostenanalyse zu unterstützen, haben wir eine neue Schnittstelle entwickelt. Aktuell lässt sich damit eine nahtlose Verbindung zwischen SAP Concur und unserer SAP-zertifizierten Xtract Produktfamilie sowie der Analyseplattform Alteryx herstellen. Mittelfristig soll die Schnittstelle aber auch die Anbindung anderer Reportingtools ermöglichen.

Wer profitiert von einer derartigen Lösung am stärksten – und warum?

Prinzipiell profitiert jeder, der sich mit dem Thema Reisekostenreporting befasst: Finanzabteilungen werden die Automatisierungs- und Analysefunktionen, Datenanalysten die effiziente Integration und Analyse der Concur-Daten in Alteryx zu schätzen wissen.  Compliance-Manager, die für die Einhaltung von Vorschriften und Richtlinien verantwortlich sind, können mithilfe der Schnittstellenlösung Risiken im Zusammenhang mit Reisekosten wesentlich einfacher identifizieren und minimieren. Und Führungskräfte, die Entscheidungen basierend auf Ausgabenanalysen treffen müssen, gewinnen damit wichtige Einblicke in die Optimierung von Kostenmanagementprozessen.

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