Wie ein Pharmahersteller seinen SAP-Einkaufsprozess mit RPA automatisiert

Portrait Johanna MaySchätzungen, Anbieterangaben und Umfragen (aktuell LINKIT / FICO-FORUM (04/19)) zufolge, dürften in rund 40 Prozent der SAP-Anwenderunternehmen bereits RPA-Lösungen zur Optimierung von Routineaufgaben eingesetzt werden. Beispielweise kommen die Softwareroboter zur Prozessautomatisierung im Einkauf, im Kundendienst oder im Finanzbereich zum Einsatz.

In einem Gastbeitrag erläutert uns Johanna May vom RPA-Spezialisten Servicetrace, wie ein Pharmahersteller seinen BANF-to-Order-Prozess automatisiert hat und welche Optimierungspotenziale erreicht wurden.

 

RPA für SAP: Hohe Effizienz und Qualität im BANF-to-Order-Prozess

Der Datenabgleich und -austausch zwischen SAP und anderen Systemen gehört in jedem Unternehmen zum Daily Business. In allen Abteilungen verbringen hochqualifizierte Mitarbeiter wertvolle Arbeitszeit damit, Informationen von einem System ins andere zu bewegen.

Dabei können Software-Roboter die „Schnittstelle Mensch“ smart überbrücken. Wie Sie mit RPA Datenmigrations- und -konfigurations-Prozesse in hybriden SAP-Umgebungen deutlich beschleunigen und dabei Prozesskosten und -qualität optimieren, erfahren Sie heute anhand eines Use Cases im Einkauf eines großen Pharmaunternehmens.

 

Hoher Aufwand: Bestellanforderungen bearbeiten

Beim Bearbeiten von Bestellanforderungen aus unternehmensweiten Fachbereichen sind die Mitarbeiter im Einkauf eines global agierenden Pharmaherstellers neben SAP auf diverse weitere Systeme und Input-Quellen angewiesen:

Nach Eingang der Bestellanforderung überprüfen die Einkäufer die Daten der anfordernden Person im webbasierten Mitarbeiterverzeichnis, laden das passende Angebot und den Rahmenvertrag im PDF-Format herunter und gleichen die Daten mit den in SAP hinterlegten Informationen ab. Anschließend greifen sie in einer weiteren Datenbank auf Standardtextbausteine für die Kommunikation zu.

Das ständige Switchen von einem System ins andere kostet nicht nur Zeit, sondern erhöht gleichzeitig die Fehleranfälligkeit des Prozesses – besonders bei Belastung der Mitarbeiter durch hohes Arbeitsvolumen.

RPA SAP Einkauf Pharmahersteller
SAP-übergreifender Prozess: Um eine Bestellanforderung zu bearbeiten, greifen Mitarbeiter im Einkauf auf verschiedene Systeme und Formate zu.

 

Schwachstellen im Prozess: Bearbeitungszeit und Fehlerkosten

Bis im SAP-System eine Bestellung ausgelöst werden kann, vergehen bei manueller Bearbeitung rund 15 Minuten – pro Anforderung. Bis zu 5.000 Bestellanforderungen monatlich muss der Einkauf aktuell stemmen. Damit bindet der Standardprozess „Von der Bestellanforderung zur Bestellung“ Monat für Monat über 1.200 Arbeitsstunden deutlich überqualifizierter und kostenintensiver Mitarbeiter.

Mit dem tendenziell steigenden Volumen an Bestellanforderungen steigt auch Fehlerquote durch den wachsenden Zeitdruck bei der Bearbeitung. Das Unternehmen sah die dringende Notwendigkeit, den Prozess schlanker und effizienter zu gestalten und die Prozessqualität zu erhöhen – und hat sich zur schnellen und flexiblen Umsetzung für eine Automatisierungslösung mit Software-Robotern der Firma Servicetrace entschieden.

 

SAP-übergreifende Prozesse automatisieren

Robotic Process Automation ist eine effiziente Brückentechnologie für den Austausch zwischen bestehenden Legacy-Systemen. Software-Roboter arbeiten genauso wie menschliche Mitarbeiter direkt auf der grafischen Nutzerschnittstelle digitaler Anwendungen und automatisieren Arbeitsabläufe systemübergreifend. Wie Unternehmen die „synthetischen User“ gewinnbringend einsetzen können, zeigt eine Analyse der aktuellen Prozesslandschaft:

Großes Automatisierungspotenzial bieten standardisierte digitale Abläufe, die strukturierte Daten prozessieren – und mit dem Prozessvolumen steigt der Mehrwert der Automatisierung. Mit der kontinuierlichen Fülle an Bestellanforderungen und den immer gleichen Routinetätigkeiten in SAP und anderen Systemen ist der BANF-to-Order-Prozess ein perfekter Kandidat für RPA – und der Return on Invest für den Pharmahersteller unmittelbar ersichtlich.

 

Software-Roboter: Schnell am Start

Das Unternehmen hatte sich auch aufgrund der einfachen, intuitiven Handhabe für die RPA-Lösung XceleratorOne entschieden und sparte so schon in der Implementierungsphase Zeit und Geld: Nach kurzer Starthilfe konnten die Mitarbeiter im Einkauf den BANF-to-Order-Prozess in wenigen Tagen eigenhändig stabil automatisieren, da die Arbeitsabläufe für die Software-Roboter mit einfachen Drag & Drop-Aktionen erstellt und mit integrierten Wizards und Debuggern automatisch betriebsfähig konfiguriert werden.

 

RPA BPMN
Einfach, transparent, strukturiert: In der Projektphase „Process Design“ wird der Banf-to-Order in BPMN 2.0 abgebildet.

 

Output: Mehr Effizienz. Mehr Qualität. Mehr Zeit.

Die Resultate nach dem Go-Live der Prozessautomatisierung lassen sich sehen: Die Software-Roboter reduzierten die Bearbeitungszeit für eine Bestellung von fünfzehn auf drei Minuten. Mit der Beschleunigung des Arbeitstempos um das Fünffache sind 5.000 Bestellanforderungen in nur 250 Arbeitsstunden erledigt – das setzt monatlich 80 Prozent der bisher benötigten Kapazitäten in Form von 1.000 Arbeitsstunden für intellektuell stimulierende und wertschöpfende Tätigkeiten qualifizierter Fachkräfte im Einkauf frei.

Neben der daraus resultierenden Mitarbeiterzufriedenheit erzielte die Automatisierung eine deutlich gesteigerte Prozessqualität bei sinkenden Prozesskosten sowie verbesserte Auditfähigkeit durch erhöhte Prozesstransparenz im Einkauf.

 

Zur Autorin

Als Content Marketing Manager beim RPA-Pionier Servicetrace begeistert sich Johanna May für das breite Themenspektrum der digitalen Transformation und die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten für Software-Roboter, Chatbots und künstliche Intelligenz in der Arbeitswelt 4.0.

 

 

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