Checkliste Kommunikation: Warum versteht keiner den Chef?

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Posted 26. April 2012 by Redaktion IT-Onlinemagazin in Geschäftsführer

In unserer heutigen Welt mit SMS, E-Mail, Facebook, Twitter, Blog und Social Media steigt die Gefahr von Missverständnissen. Jedoch ist Kommunikation eines der wichtigsten Instrumente, um erfolgreich ein Unternehmen zu führen. Wie kommuniziere ich richtig? Wie gestalte ich moderne Kommunikation? Was sollte ich unbedingt beachten?

Teil 1: Grundlagen der Kommunikation

Warum verstehen wir uns nicht?

Zuerst sollte sich jeder diesen bekannten Grundsatz zu Herzen nehmen: „Gesagt ist noch nicht gehört. Gehört ist noch nicht verstanden.“, der vom österreichischen Verhaltensforscher und Nobelpreisträger Konrad Lorenz stammt. Zum Verständnis von Kommunikation sind folgende Wirkungsfaktoren  ausschlaggebend: Körper 55 %, Stimme 38 % und Inhalt 7 %.

Was können wir von Politikern lernen?

Evolutionsbedingt nehmen wir die Körpersprache eines Menschen vordergründig  wahr. Deshalb ist unbedingt darauf zu achten: wie ist meine Gestik, Mimik, Körpersprache und Haltung? Und, wie ist mein Outfit in Bezug auf das was ich kommunizieren will? Nicht umsonst werden heute Manager und Politiker in diesen Dingen geschult.

Jeder kann seine Stimme trainieren!

Und um den Inhalt optimal zu präsentieren, ist eine möglichst einfache Darstellung hilfreich. Beachte: Kurze Sätze formulieren und geläufige Ausdrücke verwenden. Wenn möglich ist dabei die „Sprache“ des Gesprächspartners zu verwenden. Wichtig ist, klar und nicht zu schnell zu sprechen. Worauf es auch noch ankommt ist die Tonalität. Respekt, Toleranz und eine offene Grundhaltung stellen eine gewisse Basis für ein Gespräch dar. Insbesondere sind Einfühlungsvermögen und Intuition für den passenden Zeitpunkt wichtig.

Teil 2: Interne Kommunikation mit Mitarbeitern

Warum muss ich kommunizieren?

Ein Mitarbeiter identifiziert sich mit dem Unternehmen und ist umso mehr motiviert, wenn er das Gefühl hat, informiert zu sein. Kommunikation hilft, um eine Transparenz zu schaffen. Damit wird der „Gerüchte-Küche“ vorgebeugt. Die interne Kommunikation ist zentrale Managementaufgabe. Andere im Dialog zu überzeugen bedeutet dabei „managen“.

 

Was soll ich kommunizieren?

Über was soll aber nun intern kommuniziert werden? Jeder Mitarbeiter hat Anspruch auf Informationen aus rechtlicher, fachlicher und betrieblicher Sicht.

In der „Botschaft“ sollte “Zwischenmenschliches“ nicht vergessen werden. Die beste Form ist daher oft ein persönliches Gespräch anstatt einer E-Mail. Gesprächsinhalte sollten dennoch zuvor schriftlich festgelegt und mitgeteilt werden. Die Ergebnisse sind im Gespräch zu protokollieren.

 

Welche Themen sind wichtig?

Die Unternehmensführung muss die Initiative übernehmen und die Inhalte festlegen. Die Mindestinhalte sind:

  • Geschäftsentwicklung/Erfolge/Geschäftsabschlüsse
  • Personal-Struktur-Organisationsveränderungen
  • Organisatorische Hinweise (von Ferienplan bis Kantinenplan, Betriebssportgruppen etc.)
  • Betriebs-Personalratsangelegenheiten (in eigener Verantwortlichkeit)

 

Wer ist für die Information verantwortlich?

Im Austausch mit den Arbeitnehmervertretern oder durch direkte Befragung der Arbeitnehmer ist der Katalog der Themen und Verantwortlichkeiten für die interne Kommunikation festzulegen.

 

Wie sollen die Informationen kommuniziert werden?

Das Intranet ist wohl meistens das geeignete Medium für einfache Informationen. Erklärungsbedürftige Themen werden durch die Führungsebenen in regelmäßigen Abteilungsmeetings oder Town Hall Meetings persönlich kommuniziert. In einem produzierenden Unternehmen sind auch noch gedruckte Firmenzeitungen sinnvoll.

 

Kommen die Informationen an?

Danach sollte regelmäßig kontrolliert werden, ob diese Informationen auch angenommen werden. Dies kann z.B. relativ einfach durch die Überwachung der Seitenaufrufe im Internet/Intranet erfolgen oder durch Mitarbeiterbefragungen.

Teil 3: Öffentlichkeitsarbeit

Wie stelle ich mich nach außen dar?

Image, Reputation, transparente Information und die richtige Interessenvertretung sind neben den ökonomischen und juristischen Rahmendaten längst zu einer bestimmenden Größe für Position und Zukunftschancen eines Unternehmens geworden. Zum Erhalt und zur Kontrolle von Image und Reputation tragen heute unter anderem Compliance Vorschriften und Managementsysteme bei. Die richtige Interessenvertretung und Wahrnehmung des Unternehmens kann heute oft nicht nur durch Verbände wahrgenommen werden. Es bedarf einer professionellen Lobbyarbeit.

 

Welche Kommunikationsziele will ich erreichen?

Zuerst ist die Frage zu stellen: Was wollen Sie mit der externen Kommunikation erreichen?  Benchmark kann folgende Checkliste für wichtige Ziele sein:

  • Transparente aktive Information der Öffentlichkeit
  • Schaffung, Festigung und Erhöhung eines positiven Images und Bekanntheitsgrades
  • Darstellung der Firmenphilosophie (Werte, Leitbilder) des Unternehmens und Produkten
  • Meinungsbildung bei der Zielgruppe, positive Abgrenzung zum Wettbewerb
  • Aufbau von Vertrauen durch Information, Verbündete, Goodwill
  • Positives Betriebsklima und Motivation der Mitarbeiter

 

Was ist zu beachten?

Es ist heute schon oft Standard, dass Unternehmen zumindest die Grundinformationen über das Unternehmen vorgefertigt für die Öffentlichkeit zur Verfügung stellen. Beispiele sind der Internetauftritt, Facebook, Blogs, Social Media, Unternehmensbroschüren oder Jahresabschlussberichte. Um die Ziele der externen Unternehmenskommunikation zu erreichen, bedarf es aber wesentlich mehr:

  • Die Informationsplattform sollte interessant, aber nicht protzig gestaltet sein
  • Der erste optische Eindruck sollte sofort zeigen, für was das Unternehmen steht (Corporate Identity)
  • Die Informationen sollten leicht auffindbar, verständlich und übersichtlich gegliedert
  • Eine Stichwortsuche hilft beim Finden
  • Die Informationen müssen aktuell sein und weiterführende Hinweise haben
  • Zeigen Sie, welche Personen hinter den Informationen stehen
  • Geben Sie die Möglichkeit für Fragen und Interaktion, wenn Sie in angemessener Zeit antworten oder reagieren können.
  • Bieten Sie die Informationen in den wichtigsten Sprachen an.

 

Fazit

Mit Kenntnis dieser Grundschritte sollte der Weg zu einer besseren Kommunikation und damit zu einem entsprechenden Unternehmenserfolg leichter fallen. Um mit Paul Watzlawick zu sprechen „Man kann nicht nicht kommunizieren“. Gute Kommunikation ist ein Schlüssel zum Erfolg.

Ralf Lothert ist Rechtsanwalt und u.a. Beirat der Concilius AG. Er war langjähriges Mitglied der Geschäftsleitung der Philip Morris GmbH und davor bei der DaimlerChrysler Rail Systems GmbH, Koch Neff und Volckmar GmbH sowie der Treuhandanstalt tätig. Er hat dabei die Rechtsabteilungen bei mehreren nationalen und internationalen Unternehmen geleitet oder dort mitgearbeitet. Ralf Lothert ist Experte für Compliance, HR, Corporate Affairs (Unternehmenskommunikation/Interessenvertretung), Produkt-, Vertrags- und Wettbewerbsrecht.

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