Webbasierte Rechnungsworkflows bei KWS Gruppe

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Posted 11. Juli 2014 by Redaktion IT-Onlinemagazin in Geschäftsführer

Saatguthersteller KWS optimiert SAP RechungsworkflowMit einer Workflowlösung von WMD bringt der Saatgutproduzent KWS Transparenz in seine Kreditorenbuchhaltung und erzielt Skontogewinne. Die zentrale Ablage in SAP und webfähige Freigabeworkflows reduzieren die Durchlaufzeiten der mehr als 60.000 Rechnungen nach eigenen Angaben um zwei Drittel.

KWS züchtet seit über 150 Jahren landwirtschaftliche Nutzpflanzen für die gemäßigte Klimazone und gehört mit rund 60 Tochter- und Beteiligungsgesellschaften weltweit zur Spitzengruppe der Saatgutproduzenten. Im Geschäftsjahr 2012/13 erwirtschafteten die rund 4.400 Beschäftigten der KWS Gruppe (davon 1.500 in Deutschland) einen Umsatz von 1.147,2 Mio. €. Die Unternehmenszentrale befindet sich in Einbeck in Niedersachsen.

Acht Prozent Steigerung im Belegaufkommen pro Jahr – das sind bei der KWS am Standort Einbeck knapp 5.000 Rechnungen, die in der Finanzbuchhaltung bei gleich bleibender Personaldecke jährlich als Mehraufwand hinzukommen. Parallel dazu verlängerten sich in der Vergangenheit die Rechnungsdurchlaufzeiten deutlich, die Einhaltung der Zahlungsziele wurde zunehmend erschwert. Der Saatguthersteller suchte deshalb nach einer IT-gestützten Lösung, um den Erfassungsaufwand zu minimieren. Auf Basis eines elektronischen Rechnungsarchivs sowie eines Rechnungsworkflows sollten die Prozesse vereinheitlicht und beschleunigt werden – ergänzt durch die Möglichkeit eines mobilen Zugriffs für Freigeber.

Webfähiger Workflow als entscheidendes Kriterium

Die KWS Services Deutschland GmbH, Dienstleister der deutschen KWS Gesellschaften für Accounting, Einkauf, Controlling, HR und Instandhaltung, wurde mit der Suche nach einer passenden Lösung beauftragt. Unter vier Anbietern in der engeren Wahl machte schließlich WMD mit ihrer xSuite for SAP das Rennen. Jochen Flemnitz, Leiter Einkauf und Werkstatt der KWS Services Deutschland GmbH: „Uns war es wichtig, dass die Rechnungen schnell an das SAP-System übergeben werden. Gleichzeitig brauchten wir für den Freigabeworkflow eine webbasierte Oberfläche, weil 80 Prozent unserer Freigeber nicht mit SAP arbeiten.“

Die Implementierung startete in der Firmenzentrale Einbeck, denn dort fällt mit 60.000 Rechnungen pro Jahr das höchste Belegvolumen an. An drei weiteren deutschen Standorten kommen rund 10.000 Rechnungen hinzu. Insgesamt zählt KWS neun Buchungskreise im Inland, darunter sechs am Standort Einbeck. Rund 600 Mitarbeiter sind hierzulande in den Prozess der Bestellung und Rechnungsprüfung eingebunden. Früher gingen die Rechnungen an den verschiedenen Standorten von KWS per Post ein, wurden kopiert und nach Einbeck geschickt. Auch in der Zentrale bekam die Finanzbuchhaltung die Belege nicht sogleich zu sehen, denn sie wurden zunächst an die Besteller adressiert. Der Rechnungsdurchlauf betrug dadurch bis zu zehn Tage.

Sofortige Übergabe an SAP

Screenshot FI RechnungsfreigabeMit dem neuen Prozessablauf senden jetzt alle Lieferanten ihre Rechnungen zentral an die Finanzbuchhaltung. Am dortigen Scanarbeitsplatz werden die Rechnungen digitalisiert und mit einer Capture-Software von WMD ausgelesen. Nach ihrer Validierung übergibt die Systemschnittstelle xFlow Interface die Rechnungsdaten an den Workflow innerhalb von SAP. „Diese sofortige Übergabe an SAP war uns wichtig“, sagt Yulia Bachvarova, bei KWS Projektleiterin für den europaweiten Ausbau der Lösung, „so haben wir alle aktuellen Verbindlichkeiten sofort im Überblick.“

Immer mehr Rechnungen treffen zudem im Unternehmen elektronisch ein, derzeit schon rund ein Fünftel. Die WMD-Systemschnittstelle xFlow Interface Mail unterstützt die automatisierte Übernahme der E-Mails, Rechnungen und Anlagen aus einem vordefinierten Empfängerpostfach bei KWS und übergibt diese ebenfalls direkt in den Workflow innerhalb von SAP.Über den Rechnungsworkflow erhält der jeweilige Besteller noch am selben Tag automatisiert per E-Mail einen Link auf die archivierte Rechnung, um sie einzusehen, freizugeben oder weiterzuleiten. Nur ein Fünftel aller Freigeber hat dabei Zugang zum SAP-System. Für alle anderen Freigeber setzt KWS standardmäßig den Web Client von WMD ein, der auch eine mobile Freigabe per Smartphone oder iPad ermöglicht.

Durchlauf um zwei Drittel verkürzt

Durch die frühe Erfassung von Rechnungen und den elektronischen Workflow hat KWS die gewünschte Transparenz und die schnellen Rechnungsdurchläufe realisiert. „Bis jetzt läuft es in Bezug auf die Einhaltung der Zahlungsziele sehr gut“, berichtet Jochen Flemnitz, „Skontoverluste verzeichnen wir seit Einführung des Systems überhaupt nicht mehr.“ Denn maximal drei Tage dauert es heute vom Eintreffen der Papierrechnung bis zu ihrer Verbuchung in SAP. Danach erfolgt der Zahllauf.

Rechnungsleser versteht auch kyrillisch

SAP Workflow Rechnung KWS SaatIm Februar 2014 schaltete KWS die übrigen deutschen Buchungskreise auf das System. Zuvor hatte das Team der KWS Services Deutschland GmbH schon mit der Anbindung der ersten vier Buchungskreise in Frankreich begonnen. „Im Januar und Februar 2014 kamen weitere fünf Buchungskreise in den Benelux-Ländern, Dänemark und den Niederlanden hinzu“, berichtet Yulia Bachvarova, „der Roll-out weiterer fünf in Österreich, der Ukraine, Kroatien und Bulgarien folgte im Juni 2014.“

Es kommt beim internationalen Roll-out darauf an, dass der Rechnungsleser viele Sprachen verarbeiten und auch kyrillische Satzzeichen erkennen kann – eine Voraussetzung, um auch in der Ukraine eingesetzt werden zu können. In mehr als zehn europäischen Ländern mit insgesamt rund 30 Buchungskreisen sollen Rechnungserfassung und -bearbeitung bis Anfang 2015 einheitlich so durchgeführt werden wie jetzt schon in Deutschland. Das Belegvolumen für alle europäischen KWS-Landesgesellschaften: rund 120.000 Rechnungen pro Jahr.

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