Praxisbericht: Archivierung von SAP Finanzbelegen

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Posted 31. Juli 2013 by Redaktion IT-Onlinemagazin in Geschäftsführer

Im Zuge der Neugestaltung seiner Finanzprozesse und -systeme hat BMW die Archivierung der Finanzbelege neu organisiert. Früher lagen sie in verschiedenen Archiven verteilt, jetzt sind sie zentral über die SAP-Lösung (SAP FI) und den KGS ContentServer4Storage recherchierbar. Er soll die Belege und Dokumente rechtskonform archivieren und für einen schnellen Zugriff sorgen.

Im Rahmen eines Projekts haben die fme AG und KGS Software das Dokumentenmanagement System gemeinsam bei BMW implementiert und dabei 100 Millionen Altbelege in ihrer Struktur übernommen und an das KGS-Archiv angebunden. fme hat eine Web-Oberfläche in SAP-Web-Dynpro-Technologie entwickelt, um damit Freigabeprozesse im Finanzwesen zu vereinfachen.

Zentrales Archiv

Gleichzeitig mit dem Umstieg auf ein SAP-basiertes Bestellwesen stellte BMW sein Archivkonzept für die kreditorischen und debitorischen Belege von verteilten Archiven auf eine zentrale Lösung um. Diese basiert nach Angaben der Projektpartner direkt auf dem hierarchischen Speichermanagement (HSM) von BMW. Für die Archivierung anderer SAP-Module, beispielsweise für Dokumente, die im Rahmen des Beschaffungsprozesses benötigt werden, nutzt der Konzern zusätzlich den SAP Content Server.

Single-Sign-On und Verarbeitung externer Belege

Per Single-Sign-On melden sich Mitarbeiter nur einmal an und erreichen die passende Umgebung, voreingestellt durch Filterung von Treffer- und Vorschlagslisten sowie die Kreditorenauswahl. Caching Mechanismen sollen kritische SAP-Finanzarchive, beispielsweise im Zoll-Umfeld, auch bei Wartungsarbeiten abfragbar halten und schnellen Zugriff ermöglichen. Auch externe Belege lassen sich nach Herstellerangaben mit SAP verlinken und die Metadaten der Finanzbelege werden im SAP System verwaltet, was früher in einer separaten Datenbank geschah.

Integration

Die Integration der Lösung in SAP soll aufwändige Rollouts von Clientkomponenten überflüssig machen. Für die Dokumentenanzeige kommt der SAP-Dokumentenviewer zum Einsatz. Anwender finden dadurch die gesuchten Finanzdokumente in ihrer gewohnten Anwendungsumgebung.

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