Praxisbericht: Betriebswirtschaftliche Auswertungen schaffen Transparenz beim ADAC Nordbayern

Der ADAC Nordbayern e. V. ist einer von 18 Regionalclubs des ADAC e. V. In 14 ServiceCentern in Nordbayern werden für die Mitglieder kostenlose Leistungen erbracht, aber auch Produkte und kostenpflichtige Dienstleistungen angeboten. Da jedes ServiceCenter mit einem eigenen Budget wirtschaften muss, benötigt man hohe Transparenz zur Geschäftsentwicklung und als Entscheidungsgrundlage. Anfang 2010 nahm der ADAC Nordbayern daher die betriebswirtschaftliche Softwarelösung Microsoft Dynamics NAV in Betrieb.

Seitdem bleiben im Controlling bei den Auswertungsmöglichkeiten nach eigenen Angaben keine Wünsche mehr unerfüllt. Schnittstellen zu den Kassensystemen der ServiceCenter und zur ADAC-Zentrale in München beliefern das System mit Daten. Alle Bereichs- und Abteilungsleiter können ihren Kostenstellenverlauf bis auf Buchungsebene verfolgen und bei Bedarf tiefgehend analysieren. Das IT-Systemhaus amball business-software aus Nürnberg führte das Controlling-Werkzeug mit Rekordgeschwindigkeit, innerhalb von nur acht Wochen, beim ADAC Nordbayern ein. Als führender Mobilitäts-Dienstleister hat der ADAC eine Struktur geschaffen, die den damit verbundenen, vielfältigen Aufgaben gerecht wird. In zahlreichen Tochtergesellschaften und Beteiligungen arbeiten hochqualifizierte Spezialisten, die wesentlich dazu beitragen, individuelle Mobilität in allen Teilbereichen sicherzustellen. Für umfassenden Service für die 17,3 Millionen Mitglieder sorgen 18 Regionalclubs mit ihren 177 Geschäftsstellen und 172 ADAC-Vertretungen in ganz Deutschland. Einer dieser Regionalclubs ist der ADAC Nordbayern, der 14 ServiceCenter in seiner Region betreibt.

[toggle_simple title=“Starres System machte zusätzliche manuelle Auswertungen notwendig“ width=““]

Der ADAC Nordbayern hatte bis 2009 eine bei vielen ADAC-Regionalclubs verbreitete Controllinglösung im Einsatz. Hauptnachteil dieser Lösung waren nach eigenen Angaben die eingeschränkten Möglichkeiten im Berichtswesen, was zu manuellen Nacharbeiten in großem Umfang führte. Daten für die 14 ServiceCenter wurden regelmäßig nach Microsoft Office Excel übertragen, dort zeitaufwändig weiterverarbeitet und später den Kostenstellen-Verantwortlichen zur Verfügung gestellt. Eine genauere, eigenständige Analyse der Auswertungen war unmöglich, da die Rückverfolgung von Auswertungsergebnissen in einzelne Buchungen oder Vorgänge nicht mehr ohne weiteres möglich war. Daher beschlossen die Geschäftsführung und der Leiter des Rechnungswesens, ein modernes Controlling-Werkzeug für den ADAC Nordbayern einzuführen. Das System sollte zusätzlich über eine Warenwirtschaft verfügen, um später auch die Warenbewegungen der ServiceCenter abbilden zu können.[/toggle_simple] [toggle_simple title=“Empfehlung eines anderen Regionalclubs half bei der Entscheidung“ width=““]

Der Regionalclub ADAC Mittelrhein hatte aus identischen Beweggründen bereits das gleiche bisherige System abgelöst, durch Microsoft Dynamics NAV ersetzt und gute Erfahrungen beim Einsatz gesammelt. „Auf Basis hilfreichen Empfehlung unserer Kollegen haben wir die Anforderungen verglichen, die Einsatzmöglichkeiten geprüft und uns dann für die Einführung von Microsoft Dynamics NAV entschieden“, entsinnt sich Karl Pickelmann, der Leiter des Rechnungswesens, das beim ADAC Nordbayern die Bereiche Buchhaltung, Controlling, Immobilien und Finanzen beinhaltet. Die EDV-Abteilung bereitete daraufhin die Auswahl eines geeigneten Implementierungspartners vor: „Drei Anbieter standen zur Auswahl. Wir haben uns schließlich für amball business-software entschieden, weil sowohl die Chemie, das Konzept und auch der Kostenrahmen gestimmt haben“, so Karl Pickelmann weiter. [/toggle_simple] [toggle_simple title=“Pragmatischer Neustart mit Übernahme ausgewählter Altdaten“ width=““]

Der ADAC Nordbayern hatte genaue Vorstellungen, wie das neue System aussehen sollte, was die schnelle Umsetzung entscheidend erleichterte. Auch bei der Datenübernahme aus dem bisherigen System wollte man zielgerichtet vorgehen, denn nur die Daten der Anlagenbuchhaltung wurden automatisch übernommen. Offene Posten der Debitoren und Kreditoren wurden soweit wie möglich reduziert und dann von Hand übernommen. Zum Start des neuen Geschäftsjahres wurden die Bilanzwerte manuell vorgetragen und gleichzeitig eine neue Konten- und Kostenstellenstruktur eingerichtet. Aus diesem Grund verzichtete man auf die automatische Übernahme von Vorjahreszahlen, da die Vergleichbarkeit nicht vollständig gegeben wäre. Stattdessen half man sich für eine Übergangsphase mit dem Vergleich zusammengefasster Zahlen in Excel, bis genügend Vergleichzahlen im System waren.[/toggle_simple] [toggle_simple title=“Über eine Schnittstelle kommen die Bewegungsdaten ins Controllingsystem“ width=““]

Mehr als eine Million Datensätze wandern beim ADAC Nordbayern innerhalb eines Jahres in die EDV: Haupterzeuger der Daten sind die 14 ServiceCenter in Nordbayern. Für den ADAC Nordbayern wurde dazu eine verbesserte EDV-Schnittstelle eingerichtet, die viel mehr Informationen übertragen kann, als das im früheren System möglich war. Heute können neben Umsätzen und Kassenbeständen auch die Kundennummern übermittelt werden. Das ermöglicht aussagekräftigere Auswertungsmöglichkeiten, da man nach Kundengruppen, Postleitzahlgebieten oder anderen Kriterien selektieren kann.[/toggle_simple] [toggle_simple title=“Produkte und Dienstleistungen aus 17 Leistungsbereichen“ width=““]

Die Produkt- und Dienstleistungspalette des ADAC zum Thema Mobilität ist breit gefächert, und die Servicecenter bieten Leistungen aus Leistungsbereichen an. Diese reichen von Reisen, Reiseversicherungen, Auslandskrankenversicherungen, Schutzbriefen, Fahrsicherheitstrainings, Verkehrssicherheitsausbildungen für Schulen und Sportveranstaltungen bis hin zu Navigationssystemen und Verbandkästen. Wird eines der Produkte oder eine Dienstleistung gekauft, erfolgt die Rechnungsstellung über das Kassensystem und alle Kassenkunden werden als Debitoren erfasst. Nach dem täglichen Datenabgleich kann der Vorgang buchhalterisch in Microsoft Dynamics NAV verbucht werden. Durch die Nutzung elektronischer Kontoauszüge werden auch die Zahlungseingänge der Kunden automatisch registriert. Erbringen die ServiceCenter kostenfreie Beratungsleistungen, erfolgt ebenfalls eine Erfassung und Verbuchung über die Kassensysteme, damit Art und Umfang der Leistungen später ausgewertet werden können.[/toggle_simple]

 

Auswertungen nachverfolgen bis in den Buchungsdatensatz

Alle Kostenstellenverantwortlichen haben heute sofort sämtliche Informationen im Zugriff. Dazu hat amball beim ADAC Nordbayern die Excel Erweiterung Jet Reports konfiguriert. Diese ermöglicht die Nutzung der gewohnten Oberflächen und Funktionen von Microsoft Office Excel, bei gleichzeitigem Online-Zugriff auf die Microsoft Dynamics NAV-Datenbank. Interessiert eine Führungskraft, wie sich ein summiertes Ergebnis zusammen setzt, kann sie heute auf den Wert klicken, sich die zugehörigen Posten in der Unternehmenssoftware anschauen und sich bei Bedarf bis auf den Buchungsdatensatz über einen Vorgang informieren. Für wiederkehrende Auswertungen auf Tages-, Wochen- oder Monatsbasis nutzt der ADAC Nordbayern zeitgesteuerte Reports: diese werden zum vorgegeben Zeitpunkt erzeugt und per Mail an die vordefinierten Empfänger versendet. „Unsere Auswertungsmöglichkeiten sind heute unbegrenzt“, schwärmt Karl Pickelmann zufrieden.

 

[toggle_simple title=“Warenwirtschaft soll zukünftig Servicecenter unterstützen“ width=““]

Neben den Funktionen des Rechnungswesens und Controllings, soll auch die integrierte Warenwirtschaft genutzt und beispielsweise das Bestellwesen und die Lagerverwaltung für die ServiceCenter vereinfachen. Heute erledigen Schnittstellen zum Kassensystem diese Aufgaben. In einer nächsten Ausbaustufe kann dann ermittelt werden, welche Abverkäufe stattgefunden, welcher Bestand in den ServiceCentern vorhanden ist und wann Nachbestellungen durchgeführt werden müssen. Auch die Nutzung des RTC (Role Tailored Client) ist zukünftig möglich. Diese rollenbasierten Benutzeroberflächen stellen Mitarbeitern genau die Funktionen, Ansichten und Daten bereit, die sie für ihre Rolle und zur Erledigung ihrer Aufgaben benötigen.[/toggle_simple] [toggle_simple title=“Weitere ADAC Regionalclubs nutzen individualisierbare Standardsoftware“ width=““]

amball business-software betreut neben dem ADAC Nordbayern mittlerweile auch den ADAC Mittelrhein, bei dem ein anderer Microsoft-Partner die Einführung durchgeführt hatte. Ein weiterer ADAC Regionalclub hat sich bereits für die Nutzung der Microsoft Dynamics NAV und die Betreuung durch amball entschieden. Vorteil für die eigenständigen Regionalclubs: Sie müssen nicht erst ihr Geschäftsmodell, die Besonderheiten und die Herausforderungen erklären, sondern erhalten umgehend kompetente Hilfestellungen und schnell einsetzbare Lösungen – genau so, wie es die Gelben Engel des ADAC täglich für ihre Mitglieder tun.[/toggle_simple]

© Fotos: ADAC Nordbayern e.V.