Praxisbericht: Erstellung von Produktkatalogen aus ERP-Lösung

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Posted 20. Juni 2012 by Redaktion IT-Onlinemagazin in IT-Leiter

Einmal jährlich erstellt die Granol AG umfangreiche Preislisten und Produktkataloge für Nassputze und den Trockenbau. Um Kosten bei diesen aufwändigen Katalogproduktionen zu sparen, entschied sich der Baustoff-Hersteller für den Einsatz der spezialisierten Katalog-Software catShop®. Sie bezieht alle für die Katalogproduktion notwendigen Informationen direkt aus der Unternehmenssoftware eEvolution (ERP-Lösung) und erstellt eine druckfertige Vorlage. Die Investition amortisierte sich bereits im ersten Jahr.

Produktkataloge können zum Bruchteil der Kosten produziert werden

IT-Onlinemagazin-Katalogerstellung-ERPDie Granol AG berät ihre Kunden mit rund 80 Mitarbeitenden bei Neubauten, Renovierungen und Sanierungen und beliefert sie mit Nassputzen und Materialien für den Trockenbau. Das umfangreiche Produktsortiment des Herstellers und Handelsunternehmens aus Sursee in der Schweiz bringt Planern, Bauherren oder Verarbeitungsunternehmen vielfältige Optionen bei Putzaufbauten, Oberflächen und Strukturen. Das Unternehmen ist schlank organisiert und hat IT-Betrieb und Infrastruktur an Dienstleistungsunternehmen vergeben. Als Unternehmenssoftware ist seit dem Jahrtausendwechsel eEvolution im Einsatz. Diese Softwarelösung wurde über die Jahre durch die Wato-Soft AG auf die sich wechselnden Bedürfnisse und Marktanforderungen von Granol angepasst.

Erstellung von Produktkatalogen kostete viel Zeit und Geld

Für die Produktsortimente der selbst produzierten Nassputze mit rund 200 Artikeln und der Handelswaren für den Trockenbau mit rund 1000 Artikeln, müssen einmal pro Jahr zwei Produktkataloge erstellt werden. Jeder Katalog besteht aus Inhaltsverzeichnis, Register mit Stichwortverzeichnis, Bildern und ausführlichen Produktbeschreibungen und Merkmalen und hat eine Stärke von rund 200 Seiten. Preislisten in französischer, italienischer und deutscher Sprache ergänzen die Kataloge.

Um die Fleißarbeit zu vereinfachen, setzte Granol schon seit einigen Jahren eine Software ein, die bei der Katalogerstellung helfen sollte. Das Ergebnis dieser Software, eine komplexe EXCEL-Tabelle, musste jedoch von einem Grafiker weiterverarbeitet werden, bevor der Katalog schlussendlich gedruckt werden konnte. Die Erstellung der EXCEL-Tabelle dauerte etwa 6-8 Stunden, was nachteilig ist, wenn man einen Fehler entdeckt – und das passiert bei eintausend Produkten relativ leicht. Man korrigierte den oder die Fehler und musste dann bis zum nächsten Arbeitstag warten, bis eine Weiterarbeit möglich war.

„Das muss doch auch anders gehen!“, dachten sich da Martin Birri, Leiter Finanzen, Personal und Informatik bei Granol und eEvolution-Fachmann Thomas Wagner, Chef von Wato-Soft, der Granol seit mehr als zwölf Jahren betreut.

Druckfertiger Katalog mit aktuellen Produktdaten direkt aus der ERP-Lösung

Produktkatalog aus ERP System erstellen

© Foto: granol AG, Schweiz

Gemeinsam haben sie eine Lösung geschaffen, die die Katalogerstellung nach eigenen Angaben deutlich vereinfacht. Durch den Einsatz des Produkt catShop und das intelligente Zusammenspiel dieser Spezialsoftware mit eEvolution, erfordert die Katalogerstellung nur noch einen Bruchteil der Zeit und Kosten. Sämtliche Produktdaten werden zentral in der Unternehmenssoftware aktuell gehalten und dort klassifiziert. Über XML-Dateien kann catShop sämtliche Informationen, die für die Erstellung des Produktkatalogs benötigt werden, importieren und diese Daten so weiterverarbeiten, dass als Endprodukt eine Druckvorlage entsteht.

Diese kann ohne manuelle Tätigkeiten von der Druckerei für den Druckvorgang genutzt werden. Eine Besonderheit gibt es auch für Preislisten. Hier können zukünftige Preise in eEvolution hinterlegt werden, die für die Preislistenerstellung genutzt werden können, aber für Kundenbestellungen erst zum Stichtag, nämlich dem Gültigkeitsdatum des Katalogs, automatisch freigeschaltet werden und dann für alle Bestellungen gelten.

Hoher Nutzen und Amortisation im ersten Jahr

„Wir haben nun keine Datenredundanzen mehr, was die potenziellen Fehlerquellen für den Kataloginhalt reduziert. Darüber hinaus konnten wir die Kosten für die Produktion der Druckvorlage massiv senken. Heute muss kein Grafiker mehr manuell nacharbeiten“, rechnet Martin Birri vor und ergänzt: „Die Investitionen machen sich nach unseren ROI Berechnungen schon innerhalb des ersten Jahres bezahlt.“

Heute werden mindestens zehn Personentage pro Katalog und Preisliste im Jahr gespart – und das alleine bei der Katalogerstellung. Über den Katalog hinaus erstellt Granol zweimal jährlich Kundeninformationen und die interne Hauszeitung mit catShop, die gedruckt und online versendet werden. Zukünftig sollen auch alle Produktmerkblätter mit Inhaltsstoffen und Anwendungsmöglichkeiten auf diese Weise entstehen, was zu weiteren Erleichterungen führen wird. Das scheint ein hoher Nutzen bei sehr schneller Amortisation der getätigten Investition zu sein. Zusätzlich hat Granol hierdurch nach eigenen Angaben in Vertrieb und Marketing Flexibilität gewonnen.

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