Praxisbericht: Standardsoftware für Handel und Konfektionierung

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Posted 12. April 2012 by Redaktion IT-Onlinemagazin in IT-Leiter

Das Wiener Handelsunternehmen HC-ELECTRIC ist seit 1993 in den Segmenten Energieversorgung, Verkehrstechnik und Abdichtungstechnik in Österreich sehr erfolgreich tätig. Seit 2009 unterstützt die Unternehmenssoftware eEvolution die mehr als 20 Mitarbeiter bei ihren Tätigkeiten in Vertrieb, Auftragsabwicklung, Einkauf, Konfektionierung, Wartung und Reparaturservice. Die Unternehmenssoftware ersetzte eine ERP-Lösung, die bei Innovation und Funktionsumfang nicht mehr mithalten konnte und dadurch zum Nadelöhr wurde. Heute werden die Mitarbeiter insbesondere durch die einfache Verwaltung individueller Preise, komfortable Suchmöglichkeiten, elegante Verknüpfungen der Informationen und bei der Herstellung kundenspezifisch konfektionierter Produkte spürbar entlastet.

Das Handelsunternehmen HC-ELECTRIC

Die HC-ELECTRIC wurde 1993 in Wien als Handels- und Vertretungsunternehmen mit drei Produktsegmenten zur Energieverteilung, für die Bahntechnik und zur Abdichtung gegründet. Beispielsweise wurden im Arlbergtunnel die hochmodernen Stromschienenoberleitungen eingesetzt, bei der nostalgischen Pöstlingbergbahn in Linz eine Fahrdrahtheizung für den Winterbetrieb installiert und das Unterwerk Simmering der ÖBB gegen das Sickerwasser vom Abhang abgedichtet – alles mit Produkten aus dem Hause HC-ELECTRIC. Der Gründer und Geschäftsführer Rudolf Häusler berichtet stolz: „Wir haben 50,4 Kilometer unserer Stromschiene in Österreich installiert und sind damit in Europa marktführend.“ Ein Team von 22 Mitarbeitern berät und beliefert die Kunden in Österreich und führt Wartungen und Reparaturen an den Werkzeugen und Anlagen durch.

Softwaremodernisierung drohte zu scheitern

Im Unternehmen war seit vielen Jahren eine ERP-Software im Einsatz, die jedoch den wachsenden Erfordernissen nicht mehr entsprochen hat und der die Innovationskraft fehlte. „Unsere alte Software war unseren Marktanforderungen irgendwann nicht mehr gewachsen, beispielsweise geriet sie bei geringfügigen Anpassungen unserer Standardprodukte an Grenzen und konnte keine Verschnitte verwalten und kalkulieren“, berichtet Projektleiterin Brigitte Häusler, verantwortlich für Organisation und Buchhaltung, aus der Phase, in der sich HC-ELECTRIC nach einer neuen Softwarelösung umschaute. Zunächst entschied sich das Handelsunternehmen für den Hersteller einer Branchenlösung, der auf den ersten Blick einen schnellen und flexiblen Eindruck machte, aber dann mit der Komplexität der Anforderungen überfordert war. „Bei genauerem Hinschauen haben wir bemerkt, dass das Produkt bei Kleinunternehmen funktioniert, aber für uns an vielen Stellen nicht ausreichte“, fasst Frau Häusler die schmerzhaften und auch teuren Erfahrungen zusammen.

Hoher Funktionsumfang, leichte Anpassbarkeit und Kundennähe gefordert

Im nächsten Versuch musste es mit der Modernisierung unbedingt klappen und man schaute sich daher nach einer intensive Recherche vier ERP-Produkte näher an. „Das gute Produkt und die Sympathie zum Systemhaus SA Service Alliance waren entscheidend für eEvolution, und unser erster Eindruck hat sich auch auf Dauer bewahrheitet. Bei allen anderen Anbietern hätten wir tiefe Einschnitte in die Produkte vornehmen müssen, was zwangsläufig zu Folgekosten und möglicherweise auch zu unabsehbaren Nebeneffekten geführt hätte“, resümiert Brigitte Häusler froh über die Entscheidungsfindung. Die Umstellung wurde nach Unternehmensangaben routiniert zum 1. Januar 2009 durchgeführt, der bereits vorhandene SQL-Server weiter genutzt und die Datenübernahme erfolgte problemlos. „Wir setzen Unternehmenssoftware eEvolution bei HC-ELECTRIC zu 100% im Standard ein. Gleichzeitig haben wir die Lösung durch Verwendung des Customizers auf individuelle Anforderungen, beispielsweise für QS-Prozesse, maßgeschneidert. Alle Anpassungen sind 100% updatefähig“, erläutert Stefan Strauss, Projektleiter der SA Service  Alliance.

100% Standardlösung für ein Handelsunternehmen

HC-ELECTRIC profitiert in allen Unternehmensbereichen von den Standardfunktionen, die die ERP-Lösung für die Prozesse in der Beschaffung, dem Verkauf, der Auftragsbearbeitung, der Buchhaltung, dem Lager und im Kundendienst von Haus aus bereitstellt. Der Einkauf wird sowohl über Mindestbestände ausgelöst und auch projektbezogen durchgeführt. Einige wichtige Lieferanten haben ihren Sitz in der Schweiz und werden in Schweizer Franken abgerechnet. Im Vertrieb werden Standardangebote im ERP-System erstellt und Projektangebote kalkuliert. Die Erstellung der teilweise sehr umfangreichen Projekt-Angebote erfolgt mit Microsoft Word, die Angebotsdokumente werden bei Auftragserteilung direkt mit dem Auftrag verlinkt, sodass sie sofort gefunden werden. Alle Produkte werden mittels Chargennummern verwaltet, um die Nachverfolgung sicherzustellen und die Gewährleistungsansprüche einfach zu verwalten. Kein Produkt verlässt das Unternehmen ohne Etikett, auf dem auch die Lieferscheinnummer vermerkt ist, was die spätere Rückverfolgung erleichtert. Im Warenausgang werden alle Lieferscheine gescannt, um dann den Etikettendruck anzustoßen, eine Lagerentnahme durchzuführen, die Aufkleber anzubringen und die Produkte für den Versand vorzubereiten.

Durchdachte Lösung entlastet die Sachbearbeitung

„Die Suchmöglichkeiten und Verknüpfung aller Informationen sind bei uns toll gelöst. Ich kann bei Aufruf eines Auftrags auf einen Blick sehr viel erkennen und habe ohne weitere Suche alle relevanten Fakten beisammen. Fehlerquellen werden dadurch reduziert und die Mitarbeiter entlastet, weil sie im Gegensatz zu früher nicht mehr an so viele Sachen denken müssen, die nicht in der EDV ersichtlich waren“, berichtet Brigitte Häusler aus der Praxis. Zur Vereinfachung trägt auch die einfache Verwaltung kundenspezifischer Artikelbezeichnungen und kundenspezifischer Preise bei. Es ist auf einen Blick erkennbar, ob ein Kunde in der Vergangenheit einen Artikel schon einmal bestellt hat und welchen Preis er bezahlt hat. Die Suche nach kundenspezifischen Artikelbezeichnungen hilft bei der Auswahl der richtigen Produkte und bei der Erstellung der Angebote. „Unsere Standardprozesse im Unternehmen werden durch eEvolution hervorragend unterstützt“, fasst Frau Häusler zusammen. 

Konfektionierung kundenspezifischer Produkte

Eine Besonderheit bei HC-ELECTRIC ist die kundenspezifische Anpassung der Handelsprodukte für einzelne Kunden oder Projekte. Die Produkte werden geringfügig verändert, gebohrt, geschnitten oder montagefertig konfektioniert. Die alte Unternehmenssoftware tat sich hier besonders schwer, nicht so das neue System: Mit dem eingesetzten Produktionsmodul werden auch diese Anforderungen bereits mit dem Standardprodukt erfüllt. Neben der Erstellung von Produktionsaufträgen, samt terminlicher Planung der Tätigkeiten und Disposition der Mitarbeiter, können auch Arbeitszeiten, Schnittgrößen und Verschnitt-Mengen erfasst werden. Diese Parameter dienen als Basis für die wichtige Nachkalkulation der Aufträge und schaffen Kostentransparenz, die früher so nicht vorhanden war. 

Geringer Wartungs- und Betreuungsaufwand

Die Zusammenarbeit mit der SA Service Alliance funktioniert nach Angaben von  HC-Electric ausgezeichnet. Bei der Inbetriebnahme wurden die Zeit- und Budget-Vorgaben eingehalten. Die durchschnittliche Betreuungs- und Wartungsaufwand beträgt etwa ein bis zwei Tage pro Jahr. Stefan Strauss nennt dafür folgenden Grund: „Wir können im Rechnungswesen regelmäßige Aktualisierungen vornehmen, die aus gesetzlichen Vorgaben stammen, ohne die komplette ERP-Lösung gleichzeitig mit zu aktualisieren. Dadurch reduziert sich der Aufwand.“  Brigitte Häusler fasst es so zusammen: „Ohne gute Betreuung ginge gar nichts. Es war für uns schon in der Phase der Anbieterauswahl ein entscheidendes Kriterium, wie lange die für uns zuständigen Mitarbeiter bereits im Unternehmen sind. Wir wünschen uns Kontinuität in der Zusammenarbeit mit dem Dienstleister.“
Die Suchmöglichkeiten und Verknüpfung aller Informationen sind bei uns toll gelöst. Ich kann bei Aufruf eines Auftrags auf einen Blick sehr viel erkennen und habe ohne weitere Suche alle relevanten Fakten beisammen. Fehlerquellen werden dadurch reduziert und die Mitarbeiter entlastet, weil sie im Gegensatz zu früher nicht mehr an so viele Sachen denken müssen, die nicht in der EDV ersichtlich waren.

Brigitte Häusler, Leitung Organisation und Buchhaltung

© aller Fotos: HC-Electric

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