Praxisbericht: Dokumentenmanagement mit Microsoft SharePoint

Um die Informationsablage zu strukturieren und zu standardisieren, Wissen zu sichern und die Suche nach Informationen zu beschleunigen, wurde beim Produktionsunternehmen Pohli Microsoft SharePoint eingeführt und in die Unternehmenssoftware eEvolution integriert. Das Projekt realisierte das Systemhaus COMPRA aus Hildesheim. Die mittelständischen Unternehmen August Pohli GmbH & Co. KG und die Glaswerk Ernstthal GmbH produzieren täglich mehr als eine Million Flaschen und beschäftigen mehr als 500 Mitarbeitern an mehreren Standorten.

„Über die Jahre haben sich abteilungsspezifische Methoden und Werkzeuge zur Dokumenten- und Informationsablage etabliert, beispielsweise durch Speicherung im Dateisystem oder in Wikis. Diese Informationsinseln wollten wir konsolidieren, um das Wissen zu sichern, die unternehmensweite Suche zu verbessern und auch Routinetätigkeiten im Berichtswesen zu automatisieren“, fasst Guido Herfeld, Prokurist und IT-Leiter bei Pohli, seine Beweggründe für das Projekt zusammen. Der Erfolg kann sich sehen lassen: Einzelne Vorgänge, für die früher manuelle Tätigkeiten von 20 – 30 Minuten Dauer notwendig waren, sind heute innerhalb weniger Sekunden erledigt.

Import von Dokumenten aus verschiedenen Informationsquellen

Im Rahmen des Projekts wurde die bestehende Informationsstruktur bei Pohli analysiert, und die zukünftige Ablagestruktur – unter Berücksichtigung der betrieblichen Anforderungen – festgelegt. Ziel sollte sein, Informationen zu Kunden, Lieferanten, Produkten und allgemeinen internen Vorgängen leicht auffindbar zu machen, natürlich unter Berücksichtigung von Zugriffsberechtigungen. Da es bereits eine Vielzahl von Dokumenten in den bestehenden abteilungsspezifischen Lösungen gab und auch eine kleinere SharePoint-Office-Anbindung migriert werden sollte,  importierte COMPRA mit Hilfe von Importroutinen insgesamt rund 35.000 Dokumente automatisch in SharePoint. Alle Informationen wurden bei der Neuablage in SharePoint automatisch mit Zusatzinformationen (Metadaten) angereichert, damit die Suche aus den verschiedenen Blickwinkeln der jeweiligen Mitarbeiter zu schnellen und möglichst relevanten Ergebnissen führt.

Integration in die Unternehmenssoftware eEvolution

Pohli hat sich für den Einsatz von Microsoft SharePoint entschieden, weil es besonders gut mit den bereits im Einsatz befindlichen Lösungen eEvolution, Microsoft Office, Exchange und dem SQL Server, inklusive der Reporting Services harmoniert. Alle genannten Produkte liefern Informationen, die in SharePoint ablegt und unternehmensweit gesucht werden. Eine der wichtigsten Informationsquelle ist naturgemäß die Unternehmenssoftware eEvolution, mit der alle betrieblichen Vorgänge gesteuert werden. Daher wurde auch die eEvolution Akte mit SharePoint verknüpft. In dieser Akte können beliebige, unstrukturierte Informationen zu Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern abgelegt werden. Alle in der eEvolution Akte abgelegten Informationen werden bei der Speicherung ebenfalls automatisch verschlagwortet und damit später besser durchsuchbar.

 

[quote]Für uns gibt es mehrere wirtschaftliche Vorteile durch den Einsatz von Microsoft SharePoint:

Wir können Reportingprozesse automatisieren und manuelle Arbeitsschritte überflüssig machen. Die Dokumentenablage wird vereinheitlicht und Suchzeiten reduziert. Ferner benötigen wir nur einen Bruchteil des Speicherbedarfs und sparen dadurch auch Datensicherungskosten.

Guido Herfeld, Prokurist und IT-Leiter bei der August Pohli GmbH & Co KG[/quote]

 

Automatisierung von Vorgängen mit SharePoint Dokumentenmanagement

Ein Vorteil von SharePoint ist, dass sich Routinevorgänge elegant automatisieren lassen. Bevor man bei Pohli diese Lösung nutzte, waren beispielsweise für die täglichen Tagesabschlussberichte an die Geschäftsführung viele manuelle Bearbeitungsschritte nötig: Sieben Auswertungen wurden in der Unternehmenssoftware eEvolution einzeln ausgeführt, jeweils als PDF-Datei gedruckt und danach im Dateisystem abgelegt. Anschließend wurden die sieben PDF-Dateien als Anlage an eine E-Mail an die Geschäftsführer versendet. Dieser Vorgang dauerte in Summe zwanzig bis dreißig Minuten, und es waren bis zu drei unterschiedliche Mitarbeiter daran beteiligt. „Heute ist dieser Vorgang nach fünf Sekunden und einem Klick auf den Button „Tagesabschluss“ in eEvolution erledigt. Etwa zwei bis drei Minuten später sind alle Berichte im SharePoint abrufbar. Die Geschäftsführung wird automatisch per E-Mail informiert, sobald der Tagesabschluss fertiggestellt ist. Die E-Mail enthält einen Link auf die Berichte“, verdeutlicht Guido Herfeld den Geschwindigkeitsvorteil des gesamten Vorgangs. Im Hintergrund arbeiten dazu eEvolution, die Reporting Services und SharePoint Hand in Hand miteinander und erledigen zuverlässig die Routinearbeit.

Viele Vorteile: Zeitersparnis und geringerer Speicherbedarf

Ein wichtiger wirtschaftlicher Nutzen lässt sich leicht ablesen: Die tägliche Zeitersparnis von 20 – 30 Minuten, alleine für den Tagesabschluss, summiert sich über das Jahr leicht auf 4000 – 5000 Euro. Doch es gibt nach Aussagen von Pohli noch viele weitere Vorteile: Die Dateiablage erfolgt in einer SharePoint-Bibliothek, das heißt es gibt im gesamten Firmennetz nur noch ein Exemplar jedes Dokuments. An den Empfängerkreis wird jeweils nur ein Link versendet, der auf den Ablageort verweist. Früher wurde in jedem Exchange-Postfach der Empfänger eine Kopie der Auswertungen gespeichert und gegebenenfalls sogar weitere Kopien auf der lokalen Festplatte abgelegt. Durch die SharePoint-Nutzung fällt heute nur noch ein Bruchteil des Speicherbedarfs an und dadurch reduzieren sich auch die Datensicherungskosten. Bei vertraulichen Informationen wird ferner die Sicherheit verbessert, weil nur eine Datei gegen unerlaubten Zugriff gesichert werden muss und nicht mehrere Kopien, die über das Firmennetz verteilt sind. Zusätzlicher Komfort, insbesondere für das Management und Mitarbeiter im Außendienst: Alle Auswertungen können jederzeit, von überall und auch mit mobilen Endgeräten angeschaut werden.

Weitere Optimierungspotenziale möglich

An diesem Beispiel aus der Praxis kann man das Potenzial und die Einsparungspotenziale der SharePoint Nutzung erahnen. Pohli will nach und nach den Nutzungsgrad weiter erhöhen und auf mittelfristige Sicht alle Inhalte des Intranet vollständig auf die SharePoint Technologie übertragen. „Wir haben mehrere hundert programmierte ASP-Seiten in unserem Intranet, die wir schrittweise und mit Augenmaß migrieren wollen“, erläutert Guido Herfeld seine Strategie. Auch der elektronische Rechnungsversand bietet aus seiner Sicht weitere Einsparungspotenziale, weil dadurch Versand-, Druck- und Bearbeitungskosten reduziert werden können. Die technischen Voraussetzungen sind durch die moderne Infrastruktur und das gute Zusammenspiel aller vorhandenen IT-Lösungen gegeben.

© aller Fotos: August Pohli GmbH & Co KG – Vielen Dank für die Bereitstellung des Bildmaterials.