EKS: Automatisierte SAP-Nutzungsanalyse für eine nachhaltige SAP-Strategie

Releasewechsel, steigende Betriebskosten und verschärfte Audit-Anforderungen zwingen Unternehmen, genauer hinzusehen: Wie wird das SAP-System tatsächlich genutzt? Der Schweizer Energieversorger Elektrizitätswerk des Kantons Schaffhausen AG zeigt, wie Nutzungsanalysen zur Grundlage für belastbare Systementscheidungen werden – von Testmanagement über Lizenzoptimierung bis hin zu Clean-Core-Strategien.

EKS setzt IT-seitig konsequent auf SAP: „Wir nutzen SAP S/4HANA seit knapp fünf Jahren und betreibt den Core mit FI/CO, SD und IS-U“, sagt Sascha Bastian, IT-SAP-Serviceleiter bei EKS. Ergänzend kommen S/4HANA Service, aktuell Field Service Management (FSM), SAP Cloud ALM, SAP Analytics Cloud (SAC) sowie die SAP Business Technology Platform zum Einsatz, für Datenintegration und Reporting setzt EKS auf SAP-Datasphere als ETL- und Analysebasis. Vor diesem Hintergrund ist klar: der Blick auf die Systemnutzung ist für EKS keine Kür, sondern Voraussetzung für wirtschaftlichen Betrieb, regulatorische Sicherheit und eine nachhaltige SAP-Strategie. „Grundsätzlich beschäftigt man sich mit der Systemanalyse nicht nur aus technischer Sicht, sondern aus fachlicher Sicht und vor allem zur wirtschaftlichen Steuerung“, macht Sascha Bastian daher klar.

Vom technischen Blick zur wirtschaftlichen Steuerung

Mit dem Ziel, Transparenz zu schaffen: über genutzte (oder ungenutzte) Funktionen, die Effizienz der von den Usern genutzten Prozessketten, den Grad an Standard- versus Eigenentwicklung, die Fachbereichsoptimierung. Gerade im Kontext von S/4HANA-Transformationen, Releaswechseln oder Upgrades sei diese Transparenz entscheidend. „Wir vermeiden bewusst 1-zu-1-Migrationen“, sagt Bastian. Statt einfach alles technisch zu überführen, werde kontinuierlich bewertet, was tatsächlich genutzt wird – und was nicht.

Ein weiterer zentraler Aspekt sei die Lizenzoptimierung, fährt Bastian fort: „Je nachdem, wie ein System über Jahre genutzt wird, entstehen Kosten, die sich durch Analyse deutlich senken lassen.“ Hinzu kommt das Thema Compliance, Security and Governance, ein Haupttreiber für Pflichten im stark regulierten Umfeld des Energieversorgers. So stehen die Nutzungsanalysen für Sascha Bastian in Summe für reduzierte Test- und Transformationsaufwände, geringere Betriebs- und Wartungskosten sowie eine belastbare Wirtschaftlichkeitsbetrachtung inklusive eines Return-on-Invest-Nachweises.

 

Automatisierte KI-Analyse vs. manuelle Detailarbeit

„Natürlich ist es möglich, die SAP-Nutzungsanalysen anhand manueller Auswertungen oder klassischer Beratungsprojekte durchzuführen“, sagt Christian Reiter, Leiter Business Transformation bei MSG Systems, „aber es ist aufwendig und fehleranfällig“. Aus diesem Grund hat sich EKS für das Tool msg.FIT entschieden. Das KI-basierte Analysewerkzeug wurde auf der SAP BTP entwickelt und dient dazu, SAP-Systeme automatisiert zu scannen und strukturiert auswerten.

EKS kann mit dem Tool beispielsweise jederzeit über ein Dashboard den Zustand der betriebenen SAP-Lösungen sichtbar machen. Gibt es inaktive Organisationseinheiten? Wie verhält es sich mit der Programmnutzung? „IT-Leiter die zwischen 5-150 SAP-Systeme am Laufen haben, können sich so einen schnellen Überblick zum Gesundheitszustand ihrer SAP-Landschaft machen – und dann beliebig tiefer einsteigen“, so Reiter weiter.

 

Hebel bei Überlizenzierung und Berechtigungen

Ein zentraler Hebel für Prozess- und Kostenoptimierung bei Transformationsprojekten wie bei EKS ist die Detailbetrachtung der Transaktionsnutzung. Sie macht sichtbar, wie viele SAP-Standardtransaktionen oder kundenspezifische Transaktionen genutzt werden – oder eben nicht. Für Reiter ein essentieller Punkt bei S/4-Transformationen: „Was ein Jahr lang nicht genutzt wurde, muss ich weder testen noch S/4-fähig machen – gerade im Kontext von Brownfield-Transformationen lässt sich hier substanziell sparen.“ Gleiches gilt für die Analyse von Add-ons. Mit msg.FIT kann EKS jederzeit überprüfen, welche Add-ons existieren, wie intensiv sie genutzt werden und ob sie geschäftskritisch sind – eine entscheidende Information für die Release-Planung. Ergänzt wird das Spektrum durch SoD- und Lizenzanalysen, die Sicherheitsrisiken und Überlizenzierungen sichtbar machen.

„Die KI hilft EKS, aus riesigen Datenmengen genau die Problemfälle herauszufiltern, die wirklich relevant sind.“ Am Ende der Nutzungsanalysen steht eine Art Maßnahmenkatalog: von Optimierungspotenzialen in Prozessen über ungenutzte Transaktionen bis hin zu Lizenz- und Berechtigungsrisiken. So wird klar, wo Handlungsbedarf besteht – technisch, organisatorisch und strategisch. „Nur wer sein System wirklich kennt, kann es gezielt schlank und zukunftsfähig halten – gerade auch mit Blick auf den von SAP propagierten Clean-Core-Ansatz“, endet Christian Reiter.

 

Reale Systemnutzung in den Fokus gestellt

„Wir hatten SAP S/4 HANA schon im Einsatz, ein Upgrade mit großem Versionssprung Mitte 2024 war unser erster Ansatzpunkt für die Systemanalyse mit msg.FIT“, greift Elnur Bayramli, IT-SAP-Projektleiter bei EKS, das Stichwort Verschlankung auf. „Wir wollten zum einen faktenbasiert wissen, welche Transaktionen bei uns in der Realität genutzt werden, um vor allem das Testmanagement auf das Wesentliche zu begrenzen.“ Der Mehrwert war schnell ersichtlich: Statt pauschal alle theoretisch vorhandenen Funktionen zu testen, konnte sich EKS anhand der msg-Analyse auf diejenigen Prozesse konzentrieren, die im Alltag wirklich gelebt werden. Das reduzierte nicht nur den Aufwand, sondern erleichterte auch die Abstimmung mit den Fachbereichen ganz erheblich.

 „Als zweiten Schwerpunkt hatten wir die Optimierung von Autorisierungen und die Analyse von Segregation-of-Duties gesetzt, also die Aufgabentrennung“, so Bayramli weiter, „das ist bei uns ein noch fortdauernder Prozess.“ Denn neben Effizienz und Kosten spielt Compliance eine zentrale Rolle. Autorisierungen, kritische Funktionen und SoD-Verletzungen sind regelmäßig Gegenstand externer Prüfungen. „Unser Ansatz ist, Berechtigungen nicht isoliert technisch zu betrachten, sondern sie an der realen Nutzung und den Prozessanforderungen auszurichten. Und durch die objektiven Analysen sorgen wir zudem bei Akzeptanz bei den Anwendern, wenn wir Berechtigungen ändern müssen“, erläutert Bayramli.

 

Transaktions- und Autorisierungsanalysen als Basis  

Die Analyse liefert Antworten auf zentrale Fragen: Welche Rollen sind zu mächtig? Welche Funktionen werden tatsächlich genutzt? Wo bestehen SoD-Risiken? Daraus lassen sich gezielte Maßnahmen ableiten – nicht nur zur Rollenverschlankung: EKS ist relativ neu auf der RISE-Plattform von SAP und nutzt diese Informationen auch, um Lizenzkosten zu optimieren. „Die Transaktionsanalyse und die Autorisierungsanalyse mit msg.FIT sind unser Fundament. Darauf aufbauend gehen wir die nächsten Bereiche an, um kontinuierlich Standardisierung voranzutreiben und Komplexität abzubauen“, schließt Projektleiter Elnur Bayramli.